如何寫一個美觀漂亮的 Word 文檔？

11-25

無關內容，只問文檔格式-如何寫一個美觀漂亮的Word文檔？
如果只考慮Word文檔的字體，行距，頁眉等格式，如何寫一個美觀漂亮的Word文檔？如讀者一看就感覺到專業。如果各位知道國內外對此有比較好著作也可以告知。
謝謝！

《請給你的Word「打底妝」！！！！！！(讓Word跑快些系列)》

如果用Word寫長文時，你是不是習慣直接打開一份空白頁面，然後開始敲打鍵盤，等到寫完調整格式時，發現調整的時間比寫文章耗時還多？
如果要將某級標題統一換成其他字體和字型大小時，你是不是通過用手工操作的方式在Word里去調整每一個標題的的格式？
如果需要修改論文的末尾時，你是不是在Word里用滑鼠左鍵按住，往下拉了好長一段距離才聚焦到想要的位置嗎?

如果你沒有在上面這些情境中不會感到鬱悶和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有沒有想過，在Word里處理長文時，你很可能用的是一種原始、粗放的做法，所以，那些重複性的工作才特別惱人。

而實際上，我們可以讓Word跑得再快一點，減少海量枯燥無謂的重複操作。尤其是你需要經常寫論文、公文以及各式各樣、雜七雜八的長文時。

我給出的方法是：給Word寫長文（特別是結構化長文）前「打個底妝」——做好段落樣式的規劃。

這種方法的理念是以長遠的目光來看待Word長文的未來。

先體驗一下打底妝後的「驚艷度」

下面以幸福成長沙龍的「拆書戰隊」戰果為例，說一下Word的打底妝這回事兒。

話說2015年7月份時，我倒騰了一個拆書戰隊的線上活動，每周戰隊群里按時交上作業的小夥伴，可以留在隊里，並獲得一份本周由群里小夥伴的拆書筆記共同構成的「戰果」。

這份「戰果」是在Word里製作的。因為有五六十號人，每人600字以上的內容，合在一起的內容少說都有幾十頁的數量級。

如果沒有任何的底妝，這些拆書筆記的內容堆在一起是這樣的——

這樣是見不得人的。

然後打完底妝，是這樣的：

並且，這種美不是純粹表面的美，而是由內而外散發出來的（等下你可以慢慢感受）。

這種內在美體現在以下四大方面——

一、批量式操作

可以瞬間改掉同級內容（標題或正文）的段落樣式。即使老闆要求哪一級標題的顏色、字體、行距必須統統換掉，你再也不必一個一個去調整了。

二、靈活式跳轉

配合「文檔結構圖」，實現輕鬆跳轉。即使結構化的文章再長，也能瞬間跳轉，到達某一章節。

當你給Word「打底妝」以後，可以點擊Word菜單中的「視圖」，打開「文檔結構圖」。在左方文檔結構圖的項目點擊後，右方的文本就會迅速切換對應的板塊，類似超鏈接的作用。

另外，完工之後，還能自動生成目錄。

三、快捷式移動

利用「大綱視圖」，實現輕鬆調整段落次序。不需用滑鼠長長按住選中大段文字才能移動，方便快捷。

四、永久式克隆

可以轉為模板，無限次使用。以同樣的格式為基礎撰寫其它文章，能夠形成統一的風格，為將來把一系列長文集結成書做好準備。

實例說明打底妝這回事兒

總共四步曲：

第一步：想好值得否
第二步：規劃做啥樣
第三步：變出快捷法
第四步：轉成模板來

第一步：想好值得否

在活動開始前，作為戰隊隊長的我琢磨著，得給這個拆書筆記戰果的Word先打個底妝，也就是做好設置好段落樣式的模板。

這樣做的目的是，讓不同戰隊「駕駛員」拿到這個模板後，在匯總整理每周大家的拆書筆記戰果時，能夠在耗時少的前提下，實現風格統一。

拆書戰隊活動是會持續一段時間的，所以這個模板像槓桿一樣，花點時間做這個模板，對於後期效率的提高有撬動的效果，值！

對於給WORD打底妝這件事，可以先想好這個模板是有什麼應用價值，如果未來有長時間的使用可能，那這個模板非常值得去做。

第二步：規劃做啥樣

接著，對Word的內容層次和段落樣式進行一個整體的設想。

對於拆書戰隊的戰果模板，我主要是從內容的結構，以及各層次標題和正文的樣式上進行規劃。

每個人的拆書筆記內容上的結構為——

基本信息：編號+姓名+閱讀書目+書目作者
Step1.精彩摘錄
Step2.我的思考
Step3.我的行動

我將上面第一行（基本信息）作為第1級標題，第二至四行（拆書的三步驟名稱）作為第2級標題。

想要做出來的效果是——

「第1級標題」的段落樣式三號字黑體藍色
「第2級標題」的段落樣式三號字華文中宋藍色
另外，還有「正文」的段落樣式五號字宋體黑色

想好了什麼類別的段落用什麼樣式，能夠大大提高第三步的效率。當然，如果你對字體、字型大小的模樣敏感度不高，需要一邊操作一邊選擇效果，也可以將第二步與第三步合併起來進行。

第三步：變出快捷法

在空白的文檔上，輸入三行（其實內容可以隨便，這樣寫是為了方便你理解哪一級內容對應使用什麼樣的段落樣式）：

第1級標題
第2級標題
正文

這三行內容按照第二步預想的字型大小、字體和顏色，先設置好。

現在要將它們分別設為段落樣式了。

以第一級標題為例，將「第一級標題」選中，右擊，在菜單選擇最下方的「樣式」-「將所選內容保存為新快速樣式」(下圖)。

在出現的對話框里，將「名稱」改為「第1級標題」，改名稱是為了方便識別，因為Word本身存有其他樣式（下圖）。

再選中對話框下方的「修改」，進入「根據格式設置創建新樣式」對話框（上圖）。

將該界面中的「後續段落樣式」選為「正文縮進」。

「後續段落樣式」指這個樣式之後的段落的格式，比如說這一段是「標題」的樣式，第二段接著的是什麼樣式。像「標題」類的樣式，全面往往跟著的是「正文」，暫時把這一項選為「正文縮進」（縮進是指前面有空2格）。

此外，「後續段落樣式」上面還有「樣式基準」，是指將要創建的樣式與哪一個相近，這樣你在創建的時候就可以盡量少地修改就行了，一般系統默認為「正文」，就讓它為「正文」吧。

選中左下角的「格式」-「段落」（下圖），修改「對齊方式」和「大綱級別」，「對齊方式」可以按照你自己的設想修改，但是「大綱級別」一定要對應好喔，如果是文檔中第1級標題，要選擇「1級」比較妥當（如果是正文的內容，則將「大綱級別」按照系統默認為「正文文本」即可）。

在這個界面中，還有一些行距什麼的內容可以設置，你可以按照你之前的想法去設置，也可以按照默認的選項。

設好樣式以後，還能不能再快一點？

當然，最最有用的一招在這裡：設定快捷鍵！！！！！！

選中上述界面左下角的「格式」-「快捷鍵」，在「請按新快捷鍵」輸入你要使用的快捷操作（按你個人喜好設置），我在這裡是設為「同時按下Alt和1」，再點擊左下方的「指定」，再點擊右下角的關閉。

上面是設置「第1級標題」的步驟了，餘下的「第2級標題」和「正文」的設置是依樣畫葫蘆，這裡就不展示了。

這樣以後，有什麼神奇的效果呢？

當我把游標停在某行內容上，按下設好的快捷時，就會變成我預設好的效果。

比如下面這行，我要設成「第1行標題」樣式的效果，

基本信息：編號+姓名+閱讀書目+書目作者

把游標放在這一行上，然後按下我設的快捷鍵ALT+1，立刻就變成了「三號字、黑體、藍色」這種標題的段落樣式。

第四步：轉成模板來

在前三步的基礎，我將這個文檔另存為Word模板（dotx格式）。以後，這個模板就可以反覆使用了。

如果我看到文檔A的段落樣式特別喜歡，有什麼方法複製給文檔B嗎？

當然有！

方法是Word「開始」-選項卡-「樣式組」（右下角處）「對話框啟動器」，彈出「樣式」窗格。在這個空格下方第3個鈕為「（樣式）管理器」，點擊後找到「導入/導出」按鈕，按照彈出的對話框進行操作就可以了。

為什麼要這麼麻煩去設置新樣式呢？因為我不喜歡Word里原有的那些嘛，雖然軟體里原來有一些默認的樣式，但不一定是我們喜歡的呀，另外也不一定是我們公司或其他單位文本規定的那種樣式要求。

好了，那麼學到了給Word「打底妝」這一招之後呢，你就可以大展拳腳了，想想平時經常需要寫的長文里，哪些的格式是固定的，可以通過設置好段落樣式將它以模板的形式保存下來，提高未來工作和學習的效率的？

以前，你沒有試過給Word「打底妝」，可能也沒覺得有什麼；一旦你試過，就會覺得「不打底」不行。

我相信，「打底妝」的Word能夠極大地提高效率，為你的大腦騰出的時間，去做更多的創造性的事情。

最起碼，這種做法能讓你的結構化長文結構突出、重點明顯，而且也賞心悅目一些。另外，悄悄地告訴你喔，這樣的「打底妝」的Word文檔占的空間會小一點。

如果這種方法給你的工作和生活帶來改變，請記得告訴我（公眾號neverstop201508)，或者和其他人分享你的心得和喜悅。

中文字體用微軟雅黑，英文用Arial；
字型大小分級，主標一級，副標二級，正文三級，建議不要分太多級，字型大小大小別差太多；
行距調為固定值18磅；
不要用斜體，也別亂加下劃線刪除線這些，不到萬不得已不要去加粗，即使要用也要控制數量，我知道你們很想去強調，但強調太多就失去意義了；
字體顏色，別用紅色，如果沒有好的配色方案，就用黑色跟灰色的組合吧，標題黑，正文灰（RGB 128 128 128)，你會有收穫的；
有編號的時候不要手打，用word的編號功能來弄，順便選個好看點的圖標；
一整塊內容寫完後，可以敲一個回車後再寫另一段；
頁邊距調成窄，就是上下左右都是1.27cm的那個，獲得更多空間的同時，看起來也舒服；
如果你想自己也看的舒服點的話，去設置那裡把段落標記取消掉吧，對，就是那些密密麻麻的玩意兒；

暫時就這些了，如果是做簡歷，就還需要思考布局，配色方案，圖標元素這些了，需要再說..放幾張我們做的

http://weixin.qq.com/r/QXWdhRzEjUHyrVjm9yBT (二維碼自動識別)

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
謝謝大家，文檔編輯是工作學習當中的一個基礎技能點，一般來說掌握空格和回車就可以輕鬆hold住文檔，如果你還有更高的需求，就要費更多心思了，我上面說的是也是比較基礎的東西，把字體、字型大小、行距、顏色這幾樣控制住就可以完成不錯的文檔，但你要用word輸出設計級別的文檔，就沒那麼容易了，首先你要掌握大量的word操作技能，然後，你要有設計能力。

在我們這裡一般是先策劃樣式，再讓設計師用PS出圖，然後應用到word里去，這裡面要考慮很多東西，比如說文檔的易用性，要保證用戶拿到這個文檔後還能輕鬆的編輯，用戶應用情景匹配，美觀性等。

看到很多人吐槽字體設計，我簡單說一下，
1.為什麼用微軟雅黑
首先我考慮文檔是用於電腦上傳閱，PC端的閱讀體驗優先，所以你選用的字體是要大家都有的，因此只剩下幾個可以選了，宋體、楷體、雅黑、華文中宋和細黑這些，我編輯過很多文檔，這些字體都用過，但最終我還是認為雅黑是在PC端上最好的閱讀體驗，包括我們網站的字體也是用雅黑。
對了，列印的話，雅黑跟宋體的差別並不是太大。
2.設計問題
有人吐槽我們的簡歷設計的太花哨，這點我覺得是很正常的，我們的設計面向大眾，面向大眾就會有眾口難調的問題出現，所幸大部分人還是認可我們的，我們提供了幾百套模板供大家選擇，這裡面確實有些花過頭了，我也批評過我們的設計師，但大部分還是在能接受範圍之內，我們會繼續努力的，接下來會出很多清爽風格的模板。

最後忍不住吐槽一下某些人，別來我們這酸了，專心搞好自己的產品，咱們走的不是一條路，你們從豆瓣貼吧酸到這裡，有意思嗎？幼稚！

感謝鄭小新同學的提醒，《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999 )已經被《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）修改。

第一次認真回答問題，本人是一枚小律師，對於題主說的「如讀者一看就感覺到專業」，從律師出具文書角度做一點回答，主要參考我在律所對於出具文書格式的要求作答，望對你有所幫助。
參照規範（大家也可以自己去翻出這些規範來學習）：

《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）
司法部「關於印發《刑事訴訟中律師使用文書格式》的通知」（司發通〔2000〕102號）
《民事訴訟常用法律文書格式》
最高人民法院《人民法院訴訟文書格式標準》
證監會《公開發行證券的公司信息披露內容與格式準則第9號——首次公開發行股票並上市申請文件》
《公開發行證券的公司信息披露內容與格式準則第1號——招股說明書》
《法律意見書和律師工作報告的內容與格式》（試行）

具體來說：

頁面設置。通常情況下為：文書紙張方向採用縱向；文字方向採用水平方向；頁邊距設置為：上，2.54cm；下，2.54cm;左，3.18cm；右，3.18cm。
文件標題。文件標題採用小2號華文中宋字體，加粗後居中排布。標題過長的，可分為多行；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
發文字型大小。由單位代字、年份和序號組成。文件標題下空1行，用與正文字型大小相同的仿宋GB2312字體，居右排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧「〔〕」括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。
主送單位。標題下空1行（如有發文字型大小，則在發文字型大小下空1行），左側頂格用4號GB2312字體標識，回行時仍頂格；最後一個主送單位名稱後標全形冒號。
正文部分。

（1）正文開頭。主送單位名稱下1行，首行縮進2字元，回行頂格。數字、年份不能回行。沒有發文字型大小或不列主送單位的文件，在文件標題之下空1行。文件正文開頭須有導語、背景、前提或依據之類的簡短交待或背景說明，不得直接列正文小標題。
（2）規格排版（字體、字型大小、行間距等）。

視不同報送對象，排版規格不盡相同：

向有關國家機關或政府部門報送請示文件時，正文須用3號仿宋GB2312字體，文中如有小標題可用3號仿宋GB2312字體加粗或3號黑體，一般段前、段後間距為0行，行距為固定值27磅；

向普通客戶出具法律文書，正文須用4號仿宋GB2312字體，文中如有小標題可用4號仿宋GB2312字體加粗或4號華文中宋字體，一般段前、段後間距為0行，行距為固定值25磅；

出具文字內容較多的文書可採用小4號宋體，文中如有小標題可用小4號宋體加粗或小4號黑體，一般段前、段後間距為0行，行距為固定值22磅；

（註：我使用word2003，如果需要插入圖片的話行間距使用固定值可能導致圖片不能全部顯示，所以可以使用最小值xx磅，不知道其他版本的word是不是也是這樣。）
（3）小標題。正文內容結構層次為「一、」、「（一）」、「1.」、「（1）」。建議一級標題用黑體加粗，二級用華文中宋加粗，三級用仿宋GB2312（或宋體）加粗，四級同正文。上述標題字型大小大小與正文相同。
（4）附件。如有附件，在正文下空1行，縮進2字元用與正文相同字體標識「附件」，後標全形冒號和名稱。

附件如有序號使用阿拉伯數碼。
附件名稱後不加標點符號。
附件應與文件正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號。
附件的序號和名稱前後標識應保持一致。

（5）生效標識、日期。

成文日期列簽名之後正下方，用漢字將年、月、日標全；「零」寫為「〇」。

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。

（6）文件頁碼。文件頁碼通常置於頁面底端頁腳部分居中位置，用小5號Times New Roman字體阿拉伯數碼標識，空白頁不標識頁碼。
（7）文件中的表格。文件如需附表，表內文字須用5號宋體，標題行（或列）文字字體加粗，行距設定為最小值15磅。具體運用過程中可根據版面適當調整，美觀大方即可。
先說這麼多，不知道有沒有回答到點上。

第一步：有時候當你拿著一份文檔，可能它本身已經有一些格式了，但是卻有點亂，這時候一點點地改反而費事。

小tip：全選複製全文至txt文檔，然後再複製回來。這時候已經清楚所有格式了，可以放心下一步驟的修改了。

第二步：設置全文格式（字體、字型大小、行間距）

正文一般宋體、小四號字，行間距固定值20磅（如果選擇五號字則間距18磅）

選中文本-右鍵-字體

選中文本-右鍵-段落

第三步：設置一二三級標題格式——（大綱級別、段前段後、縮進、字體、字型大小）

一級標題大綱級別1級，左對齊，段前段後各1行，左側縮進2字元，三號黑體或微軟雅黑

二級標題大綱級別2級，左對齊，段前段後各0.5行，不縮進，小三號黑體或微軟雅黑

三級標題大綱級別3級，左對齊，段前12磅，段後6磅，不縮進，13號黑體或雅黑

操作步驟：

選中文本-右鍵-段落

第四步：插入目錄

2010word版本里是在引用里，我記得以前的版本里在插入里

點插入目錄-根據需要選擇顯示級別

第五步：頁眉頁腳頁碼設置

不同頁面想顯示不同頁眉（或者有點小夥伴不知道如何在首頁不顯示頁眉頁碼）都有一個很重要的問題-注意分節！！

如果這一頁和上一頁想顯示不同的頁眉或者頁碼想從新開始，請在上一頁末插入分隔符！分隔符請選擇分節符。

第六步：製作封面

這裡就看你自己的需要了，一般單位/學校名稱、logo、主題、參與人員是少不了的

Logo及名稱可放置左上角或者右上角

主題名稱什麼的在中間居中就好

人員什麼跟在主題什麼的之後或者放在右下角

關於標題層級：

段落標題的層次最多不宜超過5個。

中文數字序號標題：

一、二、三……；

（一），（二），（三）……；

1、2、3……；

（1）、（2）、（3）……；

①、 ② 、③ ……。

如果是阿拉伯數字編號，層次則不宜超過3個。

感覺這些應該差不多是一個word文檔的基本美化步驟了，如果知友們想更高端的可以多琢磨。我也只是草根，跟專業吃這碗飯的比不了，哈哈。

最後，還有一些小tips分享給大家：

1.善用格式刷；

2.善用F4—重做上一步驟；

3.標點符號查找替換（有時候手裡的word可能有些事從pdf里粘貼過來的，不是很人性化，中文的標點都變成了英文標點，這時候批量查找替換很重要）；

4.英文文章記得選擇兩端對齊；

5.如果需要列印的文檔，英文及數字選擇Arial字體，如果是電子版盡量還是Times
New Roman

6.如果列印文檔，可以選擇五號字體18磅間距即可。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~以下是之前的答題內容

要想做到word文檔美觀，請一定要保證做到以下幾點：

1.記得給你的word加個封面

2.設置三級標題（如果需要）

3.加個目錄方便他人閱覽

4.一、二級標題設置段前段後

5.字體選擇：建議一、二級標題使用黑體，三級標題及正文使用宋體

6.字型大小選擇：建議一級標題三號，二級標題小三，三級標題及正文小四

7.行間距：建議正本部分1.5倍行間距或者18-22磅之間，看具體要求

8.頁邊距：建議使用標準格式，上下2.54，左右3.18

9.頁眉：沒啥建議的，就是避免別因為一時手抖多以一個空行就行，而且不容易發現，但是真心影響美觀

以上都是平時使用word時的積累，沒看過什麼書，沒辦法推薦了。

有時間我可以把上述的小建議圖文並茂寫個總結，雖然是草根，但是感覺應該夠用了。

嘿嘿，如果贊的多了，我就分享一些使用word的小心得，快捷鍵的使用之類的

Hi，培養「樣式」意識，不僅可以輕鬆提高文檔顏值，還可以批量更改格式、快速重組文檔及生成目錄。

詳情請點擊 ?普及帖丨厲害了 Word 「樣式」

Enjoy

? 官方微信公眾號丨微軟中國 Office 365

用好Themes和Style就可以做出一個相當美觀的文檔。對於系統自帶的不滿意，也可以在網上查找更多主題資源或者自定義一個。個人經驗是，胡亂自定義會非常麻煩，而且死的很難看。

可以嘗試遵循《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）。

長期、大量文字工作的一個優良的解決方案，字大不費眼、層次清晰、易於估算字數。不一定漂亮，但拿出來很美觀，完全讀者導向的排版，誰來閱讀都不累。

概述：頁邊距為3.7/3.5/2.8/2.6（上下左右）。行距沒有強制要求，一般一頁22行，每行28個字。標題採用方正小標宋簡體二號，正文採用仿宋三號，段首縮進2字元。層次順序用「一、」「（一）」「1．」「(1)」表示，第一層用黑體，第二層用楷體。

Word 不僅是一個不錯的文字處理工具，排版能力同樣方便且強大。用好 Word，排版不會比用 Adobe Illustrator 等專業軟體來排版差。記住幾個觀念，這樣雖然不保證能把文檔排得像專業人士那樣，不過絕對不會太糟糕、出大問題：

1.把基本功掌握好。

比如，不要打兩個空格來讓段首空兩個字（正確方法是設置首行縮進）；不要用空格空格空格……來讓文本居中（應用文字樣式的居中功能）；不要用回車回車回車……來讓文本從下一頁開始（應當插入一個分節符／分頁符代之）；不要左邊畫一個文本框右邊畫一個文本框來讓文檔分欄（在 Ribbon「頁面布局」選項卡中設置文檔分欄）；善用有序列表和無序列表功能；使用 Word 自帶的目錄生成工具來根據標題生成目錄。

2. 如果對自己的能力沒有足夠的自信，不要胡來。

Word 自帶的藝術字要慎用，文本框邊框同理，最好不要用比較出格的字體，同一文檔里文本字型大小不要弄太多，文本顏色不要弄太花哨，尤其是純度和明度高的顏色更要慎用（如純紅色，#FF0000）。

3.內容應與樣式分離。

這是為什麼 Word 自 2007 以後，把樣式功能放到如此醒目位置的原因。寫文檔前，把不同層級的標題、正文、列表等樣式先提前設置好。寫完文檔不同功能的部分後，應用一下樣式即可。

4. 保證文檔內部的一致性。

若使用樣式功能完成排版，那麼文檔內部的一致性會有一定保障。除此之外，類似文檔元素之間應對齊，相同功能的插圖大小儘可能一致（可以用顯示文檔網格功能來輔助進行）也應注意。字體、顏色等不宜過多。對於大多數文檔，不必且不應使用三種以上的字體。

5. 文檔應注重易讀性。

中文文檔每行最好在 30-40 字之間，西文則不建議每行超過 30 個詞。中文和西文之間應有一定的空間（默認 Word 是開啟這個功能的）。默認的行間距一般不是最適合的，最好自己設置一下。宋體（襯線體）系列和黑體（無襯線體）系列是易讀性最好的兩種字體。若文檔要應用於列印，正文用宋體；若不列印，微軟雅黑是比較適合用於屏幕顯示的字體，建議用之。顏色方面，可以使用 Adobe Color CC 工具探索合適的顏色搭配。縮放插圖時不要改變其長寬比；如果有需要，在等比縮放後用裁剪工具裁剪為所需要的大小。若有必要，可以使用陰影、邊框等來讓元素更易於識別。

簡單點兒就是這些，基本一天就能學會。其他工具，如 WPS、Pages 的基本觀念與本文相同。

當然是熟練使用樣式表啦
所有格式一鍵完成，既簡單又方便，效果還很好，媽媽再也不用擔心我的版面設計了
最重要的是，80%以上的人不知道這個功能
-------------------------------------------------分隔線------------------------------------------------------
優勢：直接一鍵套用已有格式，比格式刷更好用。一旦有了自己定製的樣式表，格式問題就沒有了。
我以office2013為例
1.樣式表的位置

2.點擊紅方框右下角的小箭頭，可以彈出樣式表。這裡彈出的樣式表的系統默認的，經常使用的並且做同一類型word的用戶可以自己定製。

3.上圖出現了我寫的標題。如果對字體字型大小位置不滿意，可以右鍵標題進行修改。同時，可以看到，右下角的格式可以進一步設置格式。

4.建立一些章節標題，這些標題可自動生成目錄，並可以同步修改樣式。如下圖，對一級目錄使用標題1，二級目錄使用標題2。

修改標題1字型大小，所有標題1樣式的同步修改。如下

點擊word的自動生成目錄，結果如下

---------------------------------------------------華麗的分隔線-------------------------------------------------------
5.關於修改樣式。可以看到這裡面有一個選項是後續段落樣式。它的意思是編輯完這個樣式後，下一段（也就是按下Enter後）的默認樣式。如果你每個標題下只有一段，你就可以選擇標題樣式的後續段落樣式是正文，正文的後續段落樣式是標題。

6.在已有的段落中複製了其他字體，直接點擊對應樣式沒有效果。此時，可以選中原來段落內的字體，右鍵對應樣式，點擊更新以匹配內容。

下次想到繼續更新。

第一次回答問題，直接不同意目前排名第一的答案。

1. 微軟雅黑做正文？不管是政府部門或者企業的正式發文或表單、文案，從未見過。微軟雅黑是一種很不嚴肅的中文字體，給人張牙舞爪的感覺。——正文用仿宋體，不小於四號。標題用標宋，不小於二號。
2. 行距用18pt？這種文章要是送給排印社或者打字室的師傅，非敲你不可。如果正文是小三字型大小，行距用26-28.5pt.

其他的就不一一說了，答主肯定不是專業排印人士。

謝沒人邀，拋磚引玉
總體思想：要簡單，不要搞奇奇怪怪的建築

用好微軟雅黑，雖然它有很多奇怪的毛病（下面會提到），但是個人覺得在一般文檔寫作中其應景程度、顯示效果還是完爆大多數其他中文字體，正在用宋體字答題的我寫得都快哭了
雅黑字體下，將行間距調整合適，個人認為雅黑的行間距某些情況下有點過大
雅黑字體下，學會適當地根據前後文微調內容，以避免渣渣的顯示效果，如下圖

標點符號和右側字元的距離過小，很醜，看著很難受，這時只要稍微調整一下前後內容，就可以變成這樣

比剛才好看多了是吧
英文寫作時，標點符號後須加一個空格
頁眉頁腳方面，頁眉可以加個公司的小LOGO或者個人LOGO，頁腳上可以加一些個人信息
頁碼必須有，但是不要加一些花哨的裝飾，沒用
學會修改並使用樣式，如下圖，千萬不要出現手打的序號、項目符號
學會使用樣式之後自然也要學會使用目錄，大多數情況下目錄不要超過一頁，系統生成的目錄一般需要手動調整
學會按照不同格式插入圖片、分欄顯示等小技巧

孤陋寡聞了，關於Word的專門著作不太清楚，不過推薦下《寫給大家看的設計書》，設計入門寶典。

機關秘書實名反對排名第一的答案，支持@ppip的答案。手機打字不能排版請諒解。
《黨政機關公文格式標準》（GB/T 9704-2012）。
頁邊距：太窄的頁邊距會讓一行字變的很長，增加了一眼掃過的難度，而且，不夠大氣。
行間距：一頁22行的話一般行間距在28磅左右，排名第一的答案只說了行間距沒有說字型大小，在三號字條件下，用18磅行間距很擠，誰用誰知道。用五號字倒是不擠，但是字太小，年輕人都沒法堅持讀下去。
另外請把段間距調成0謝謝。
字體：微軟雅黑顯得字大，嗯，很擠。
自動編號：我們單位每個部門都因為自動編號被我們主任說過，後來我們主任不說了，讓我去說。我只能說，自動編號不是為中文設計的，用了自動編號格式會變成懸掛縮進，而大家小學就開始學，中文的自然段段首空2個字，就是首行縮進。
分級：分級這種東西，其實用處不大，格式看起來也不精緻

我沒做過簡歷，不過如果題主是學生，彩色列印比黑白列印貴一倍，可以做表格，就鮮明了

首先搞清楚你的讀者是誰！
白天用電腦答吧。
--------------------------------------------
先搞清楚你的讀者是誰，是客戶、領導、同事、還是自己爸媽（我有時候會給爸媽寫個啥操作手冊之類的）...
再者，你要寫多少？word文檔也分幾頁的幾百頁的幾千頁的，如果單獨是個類似說明或者作文還要頁碼幹嘛；而且不用的單位不同的行業也會有一定的要求。

上圖就是我一個客戶單位明確的公文要求，單位內公文按這個要求寫，我們提交的方案等也要按這個要求來....（上次寫完標書才發現這要求，又改了大半天....T_T）
具體情況具體分析，請根據實際應用環境來確認word文檔的編排，你寫word文檔不是給自己看的，是給別人看的....

專業及美觀方面，我覺得只要字體字型大小規則保持統一，行距保持一致，一般不會太丑，當然，比如如何分段之類的，看你語文老師了....我見過一段話寫兩頁的，真是邊看邊罵啊....

順便說說我自己一般寫文檔的時候會怎麼搞吧...
1.寫投標文件的時候，如果招標文件沒有明確要求，一般是四號或者小四的宋體或者仿宋，1.5倍行距，標題加粗，根據標題的層級進行自體大小的劃分；頁眉會看心情來，要麼就是左邊公司logo右邊項目名稱，要麼就直接是項目名稱；頁腳單寫頁碼，第N頁共M頁；目錄最多顯示三級標題，當然，如果涉及招標評分標準對應，也可能會搞四級標題；
2.給客戶的文檔，因為我客戶是政府機關，看我文檔都是比我年紀大些的領導，所以一般都是小四或者四號的仿宋，比較貼近其單位公文的要求，主要給年齡大的人，字型大小不要太小，給領導仿宋之類的最好，如果用微軟雅黑的話感覺不是很正式（一己私見，我是這麼覺得）；
3.給自己領導、同事的，一般會選擇宋體四號，1.5倍行距，主要文檔條理性清晰就行；
4.給爸媽的話，字型大小大一點就好；

當然，基礎都是「字體字型大小規則保持統一，行距保持一致」。

-------------------------

感覺像是來黑微軟雅黑一樣，我有時候給客戶用excel做報價單的時候會選擇微軟雅黑或者黑體.....

字體盡量選擇win自帶的（剛剛看到有用思源黑體的），不然你的文檔到別人電腦上顯示不出你設置的字體，全部用默認代替，你還設置啥？
盡量用宋或者仿宋，不要小於小四號，間距用統一的，根據字型大小定，不宜擁擠。英文數字用用time，標題用黑體。

善用格式

或者換LaTeX

用過 pages 的都說好...
還是上點圖吧，按著模板來就行了，都不用想什麼字體間距頁眉，都給你考慮好了

學校里用到的學術報告