工作性質導致使用番茄工作法被瑣碎的外部因素頻繁打斷怎麼辦？

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為解決拖延症問題，在知乎尋求答案，無意中發現了【番茄工作法】這個好東西。初讀了相關理論，在手機上下載了一個【極簡番茄】並配合【高效Todo】這兩個應用試了幾天，感覺很好。期間也察覺到了一些小問題，比如計劃時間不合理、腦子裡冒出「我要泡杯咖啡，我不想喝茶了」等小問題，根據番茄工作法圖解，都能有效找到解決辦法。
但今天上午上班，因為此前策劃的會議臨近召開，電話不斷，導致我完全無法支配一個完整的番茄時間，即使我把番茄時間調到10分鐘一個周期。如果完全放棄番茄工作法也不合理，因為我發現10點05至10點40居然沒一個電話，但這種相對空閑時間並不是自己能預料到的。
我的工作性質決定了我在某些時候會有大量自由支配的時間，而某些時候卻會常常因開會、領導交代臨時任務、接電話等等被頻繁打斷，而且因為這些臨時打斷事項的優先順序別都是最高的，所以我無法用整合小項為大項的辦法去集中一個番茄時間去做這些事情。我想問問其他使用番茄工作法的知友是否遇到了類似情況，你們是怎麼解決的？

按照番茄工作法的規則，有兩大原則

1，有策略地處理外部中斷：告知、協商、計劃、答覆。這段摘自《圖解》79頁：

處理外部中斷的策略,由以下四步組成。
(1) 告知:「我手頭有事,正忙。」
(2) 協商:「周五再幫你做,行嗎?」
(3) 計劃:寫下活動名稱,稍後為它計劃未來的番茄鍾。
(4) 答覆:按照承諾回電或答覆,不然的話,下次別人就沒法信任你了。

2，有意識地將一些工作集中到番茄鍾里，這段摘自《圖解》104頁：

剛開始學習使用番茄工作法,簡單樸實就是最好的。一段時間
後,你可以根據個人情況進行一些優化。比如說,我在一天里要花
大量時間來寫電子郵件。為了避免每次收到新郵件都會中斷我手頭
的活動,我可以每天分配兩個番茄鍾來寫回信。下面是一些例子。

※ 隨機應變實例 (1)。早晨第一個番茄鍾,我總是用來回復昨
天下班後到今天這段時間收到的新郵件。如果 25 分鐘不夠,
我就不繼續寫回復了,午飯前都不會再做這事兒,否則我全
天的計劃會被打亂。相反,我會在寫完第一個番茄鍾 25 分
鍾回信後停下來,午飯回來後再安排另一個番茄鍾繼續寫回
信。

※ 隨機應變實例 (2)。通常我到達辦公室的時間是公司晨會前
45 分鐘。於是我自定了一個 40 分鐘番茄鍾,以便處理每天
早晨的事務型工作。固定安排這些早晨進行的活動,避免我
在這段時間無所事事。不幸的是,這個 40 分鐘番茄鍾與其
他番茄鐘沒有可比性,因為其他番茄鍾都是 25 分鐘的,所
以我在記錄階段就不計算這個 40 分鐘番茄鍾了。

接下來，我再針對這兩點做一些補充。

對1的補充：

這種協商最好以「做不做」為初步考量，以「天」為單位安排。也就是說：一半是「抱歉我不做」，一半是「好吧我明天做」。你體會一下，知道自己有所不能，你才能贏。

對2的補充：

某些工作還真不適合1，比如客服值班，老師的辦公時間。這種時候你就劃定，比如9-11點我就是做「客服」的，來者不拒，其他時間手機要撥到免打擾。話說回來，一天總能有兩個小時不被打擾吧，否則人要壞掉了。

哈哈，大早晨起來回答，現在是我的不被打擾時間。

要知道「番茄工作法」只是解決拖延症的一種手段，而拖延症的害處也就在於「該做的事沒有完成」。其適用情境也是有相關條件限制的，在我看來，這種工作法特別適用於有大把時光可以輕易消遣掉，用番茄工作法可以做個人提升或志趣所在的事。如果能意識到自己拖延並付諸行動去改善，那麼像番茄工作法這種墨守成規的東西反而不夠靈活湊效。如果你能剋制自己的拖延，並且能夠規律地作息，那使用番茄工作法就是捨本逐末了。

----------------------------------------------------以上旨在啟發在更合理的角度看待番茄工作法，切記：心態最重要。但說這些是與問題本身無關的，以下回答--------------------------------------------------------------------------

現在困擾你的問題是：在存在大量外部打斷的前提下怎樣更好地執行番茄工作法。以下是我想到的一些tips：

學會預計：只要是外部打斷，都會有規律的，比如有一個例會要開，那就要提前把這個時間預划出來；
給打斷評級：將打斷按照其必要性進行評級，如不必要，儘可能拒絕，然後去評定其緊急性；
緊急打斷立即執行：在第2條基礎上判定，如果打斷的任務是緊急的，則需粉碎現在的番茄立即執行，只有這樣，才是時間精力成本最低的選擇；
不緊急打斷化零為整：在第2條基礎上判定，如果打斷並非緊急，則記錄下來，預約執行時間，並且可以將其與其他碎片化任務集合起來一併執行。

嗯，大致就是這樣，還是要強調一下那句話：心態最重要。

我有方法，治標又治本！

1、先治標

先來看看《番茄工作法圖解》給出的外部中斷策略，告知、協商、計劃、答覆（下圖上原書）。

有用嗎？有用！

但是治標不治本。

2、再治本

對於外部中斷我們很難完全控制，不知道什麼時候就來了。

但是不同的任務對於中斷的容忍程度是不一樣的，也就說有些任務即時中斷了也不太會影響情緒，有些任務中斷了就特別惱火，嚴重影響心情以及下一步工作。

對任務進行分類或者分解，把對中斷容忍度低的任務放在中斷較少的時間段處理；至於對中斷容忍度高的任務就無所謂了，不會有太大的影響，按照《番茄工作法圖解》給出的外部中斷策略處理就可以了。

那怎麼區分任務的中斷容忍度高低，簡單的說就是動腦多的任務中斷容忍度低，動腦少的任務中斷容忍度高。根據生活經驗也很好理解，我們在動腦思考的時候很討厭被打斷，而做一些操作性動作的時候即時被打斷了也無所謂。

知乎大V采銅在《精進》一書中提出了任務分解三明治模型：把任務分成核心思考區間、支持性思考區間、操作性動作區間三種類型，就像是三明治的三個層次。

最內層也就是核心思考區間是不容許打斷的，盡量找中斷較少的時間段處理。

處理完核心思考區間的任務，剩下就是中層的支持性思考區間和最外層額操作性動作區間，這些任務都是邊邊角角，不太需要動腦子思考，即時中斷了影響也不太大。

3、關於任務拆解和三頂帽子

《番茄工作法圖解》可持續發展的步伐一節里提到過三頂帽子（見下圖），番茄時段帶上工作帽專註工作，休息時段帶上休閑帽好好休息。

還有一頂戰略帽用來安排工作次序，那什麼時間戴上它呢？！

這裡其實關係到兩個問題。

帶上工作帽的番茄時段處理的還是支撐性思考和操作性動作的這種任務。所以大量思考性的工作不適合用番茄鍾計時。
帶上戰略帽的任務分配時段來自番茄工作和休息時段之外，這個戰略帽子書中提的很少，其實這才是提高生產力的核心，也是番茄工作法的劣勢。戰略帽其實就是任務拆解+日程安排，這是什麼，這是GTD（Get Things Done）啊！Omnifocus和MyLife Organized為什麼能收幾百塊的費用，還得年年交，你看有幾個番茄工作法APP敢收費！

經常被瑣碎或意外事務打斷是很挫傷人的自控力和信心的，你需要建立掌控感。

儘可能早一些到公司，先處理一些今天對於自己來說很核心很重要的事務。

這樣會建立你的掌控感。這種良好感覺將是你信心滿滿地一天開端。

瑣碎打敗計劃

你有再美好明確的計劃，也會被雜物瑣碎的小事情消耗得細碎細碎。

曾經連續記錄一周自己所有時間對應的事件，發現真正用於核心任務的時間真的是少之又少。

雖然你連續坐在辦公室七八個小時，雖然你打開要寫的ppt已經三個小時，可是一會一個郵件、一會一個電話、一會同事閑聊、一會來個接待，一會qq閃動、一會刷刷朋友圈，實際上你真正花在研究報告的時間是少之又少，看起來很長，其實很少。

就好像喬布斯費勁心血打造的蘋果、ios系統，你用過你就體會到了喬大爺的用心，使用蘋果的東西最大的感受就是愉悅、專心，因為去掉了很多瑣碎干擾的東西，開關機慢啊、網頁瀏覽彈出一堆廣告flash緩慢載入啊，所有的一切設計只為讓你儘快的沉浸到核心任務中，儘快的進入狀態。

所以，我們常說要對不合理的要求 SAY NO。

一樣的，對於沒有太大價值意義的瑣碎事務，也要 SAY NO。

不論是用新的科技好方法替代，或是授權委託他人，還是抓大放小，總而言之，要把自己從瑣碎當中解救出來，要意識到瑣碎的傷害性。

保護自己那點僅存的寶貴精力和時間，就是珍惜生命。

1 不要縮短時間，小於20分鐘意義不大

2 你的工作性質決定了某些時段不適合番茄工作法，那就不要強求，不是一個模型適於所有情況的，不然反而很鬱悶

3 這段時間可以干一些瑣碎的事情