集團集中採購如何進行賬務處理？

01-12

一家餐飲集團，旗下門店各自為獨立法人的子公司。採購部集中採購食材存放在第三方倉庫。門店提出食材需求從第三方倉庫出貨。前提是供應商不同意代管存貨的模式。問題是如何進行賬務處理？
1. 集中採購入倉時是否必須分配入各門店存貨系統？並按照分配讓供應商開票？
2.門店領貨如何做賬務處理？
3.一開始的分配和實際領貨不一致，出現存貨為負的情況怎麼處理？（特別是上月採購，本月沒有採購，沒有重新分配入庫的機會的情況）

現在採取的模式是，月底一次性根據第三方倉庫的出入庫記錄向門店分配出入庫，有兩個問題：1是關賬時間太長，2是實物與賬務不同步，不便於門店進行實物管理。
具體舉例子，第一個月羊排100KG進入集采倉庫，A、B、C門店各領用20KG、10KG、15KG。
這是第一個月月末知道的信息，財務人工做了以下的分配。因為每家店一個進銷存系統，物料入集采倉庫進入賬期，所以100KG就全部入庫（按照本月領用比例、或收入比例或其他）。同時由於賬期是一個月，這時就通知供應商開票了。
第二個月，沒有再有新的採購，門店實際領料與前期分配存在差異，導致門店倉庫無法進行賬務處理（出庫做到存貨是0為止），同時因為此時已經讓供應商開票，C門店也無法做退貨處理讓A、B入庫了。最終導致成本核算有誤差。

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@貓大叔提出餐飲業不一定要實時管理。現在我們的情況是進入集采倉庫調料一類也有，比如牛奶什麼。財務讓貨倉入庫都是和他實際領到實物不一樣，同時門店是按下面廚房領料單出庫的。這時候倉庫調料賬面結存永遠與實物不一致，他就暈了。
集團集中採購這塊相信有比較好的操作和系統支持可以滿足這些需求。但是剛剛接觸實在想不出一套完善的流程。麻煩各位！

集中採購並不意味著集團公司來買，其實集團公司只需定商定價即可，具體的合同執行就由旗下門店自己去簽，要多少簽多少。

——————————————分割於2014年2月28日————————

根據 @blowjoy的評論，再仔細閱讀了幾遍題主的問題之後，實在不知道題主想解決的是什麼問題。既然現在已經形成了集團公司集中採購，集團公司下屬子公司（獨立法人）按需領料的情況。那麼基於這個前提來回答這三個問題：

1. 集中採購入倉時是否必須分配入各門店存貨系統？並按照分配讓供應商開票？

答：沒有必要。因為集中採購的量是根據A、B、C三個門店分別報上來的需求量而採購的，或者是集團公司跟據他們的經營情況決定的採購量，只要總量採購夠了就行。入庫並不需要這個環節。要想知道A、B、C三個門店要用多少量，需要把握的是出庫環節。既然沒必要在入倉時分配，那就更沒必要分配讓供應商開票，供應商只需按照你實際採購量開票即可，倉庫所起到的作用就是看供貨商到底是否保質保量地送了這麼多東西。

通俗地說，你家裝修，要買20個同規格的燈泡，你可能會在超市去買22個，是因為你知道客廳要用5個，卧室要用10個，廁所要用3個，廚房要用2個，有可能壞了還可以放2個備用。但是你買來22個燈泡的時候，不會因為客廳要用5個，專門擺5個在客廳，卧室要用10個，專門擺10個在卧室，一般情況下都會放在一個地方待用。同樣你也不會讓賣燈泡的給你開一張5個的發票，再開一張10個的發票，而是開一張22個的發票。

2.門店領貨如何做賬務處理？

這個問題比較簡單，領貨時庫房要開發料單，然後根據發料單登賬。但是發料環節，是有發料去處的，這個就要根據發料單位分別登賬。

3.一開始的分配和實際領貨不一致，出現存貨為負的情況怎麼處理？（特別是上月採購，本月沒有採購，沒有重新分配入庫的機會的情況）

分配和實際領貨不一致的情況，如果在一開始各個門店的計劃沒有報好，或是有特殊情況的時候是會出現的。那還想什麼，你家燈泡壞了，又沒備用的，還是得趕緊去買一個唄。這就是急料。急料採購出現一次兩次，尚屬正常，如果經常出現急料，那肯定就是某些環節出問題了。

回答完這三個問題，我又看到了另外兩個問題：

現在採取的模式是，月底一次性根據第三方倉庫的出入庫記錄向門店分配出入庫，有兩個問題：1是關賬時間太長，2是實物與賬務不同步，不便於門店進行實物管理。

第一個問題並不是什麼問題，比如說這個月20號到25號關賬，那麼就以20號為斷，20號以前發生的進銷存就在這個月進行結算，20號以後的就在下個月結算，這個並不關關賬期的事啊！財務方面的結算以及倉庫的盤點都是以20號當天的情況進行結算，21號發生的情況是改變了庫存等一系列數據，但改變不了20號那一天的庫存是多少！你用於結算的記錄只是20號以前的記錄！財務只是要你一個數據，說通俗點就是看下你20號的賬本，並不影響你的倉庫管理！

至於第二個問題，你說的賬實不符可能是這種情況，比如說領料了又沒法在財務層面上結算，這種情況是有的，而且倉庫保管實踐中還有不少。

以前我在某沙漠里的某庫房當保管員，那時ERP還沒普及，再加上網路不好，用的還是手抄賬本，輔以excel。

有時用料單位來領料，我石化行業的，就拿閥門舉例。

我的倉庫還剩5個閥門，某種型號。

有個單位過來領料，領料手續齊全，領5隻這種型號的閥門。因為領料手續齊全，因此就打開倉庫大門，讓他領。

他把貨領走了，但是入賬手續不齊全（例如生產急需，搶險之類的情況），無法入賬。

那麼在賬面上，我還剩5個閥門，實際上沒有了。

比較簡單的做法就是excel登賬，然後在賬本上用鉛筆做一筆賬，鉛筆做的賬庫存是0，但用黑色簽字筆做的賬庫存就是5。

然後就把這個excel表發給相關計劃員（就是安排採購、領料的崗位），他們看到我們的表，自然就知道如何安排庫存了。

來領料的人，肯定不會問財務你們還有沒有這個型號的閥門，要問也是問庫管，或生產部門。

等入賬手續齊了，再把鉛筆改成黑筆。

如果ERP不支持此功能就只好發揮excel的優勢了。

下面再來討論題主的例子。

假定這個月的20號（當然我說了如果是20號關賬），倉庫給的賬本是這個賬，21號A來領了1公斤羊排，但是財務已經不需要管21號發生了什麼，反正他下個月20號就知道了。（我沒幹過財務，但結算歸結算，倉儲管理歸倉儲管理）。這個結存按照倉庫每月盤點的情況，應該轉存到下個月去。

然後來看下個月的賬本。

原來問題是出在你本來分配給A的東西A用超了，B也用超了，C沒用超，那麼既然是同一樣東西，為什麼不把本來給C的東西移給A或B用？這就叫移庫（我家燈泡壞了，我可以去鄰居家借一個，或者卧室就先不用，先借一個給客廳）。當然，A、B、C的實際用量與他們的計劃用量有偏差，這就不是倉庫解決的事情了。

如果是我做賬我會這麼做：

這時再回到你以前的問題：

1、財務20號關賬，他就只管你3月20號那一天結餘多少，22日A領了15公斤走，並不影響財務做賬。同樣當3月22號有人需要知道羊排庫存是多少的時候，問倉庫保管員，保管員會告訴你，還剩35塊。想知道哪個門店領了多少，篩選一下領料單位即可。

2、用量和計劃偏差太大這個問題就留給計劃卻解決，倉儲管理不解決這個問題。

3、至於用什麼軟體嘛，以前當保管員時用的金蝶，但我平時除了把數據登上金蝶之外基本不靠這個東西，但手工賬本我是一定要認真登上去的，然後再登excel，通過excel就足以做到分析數據。保持庫存的準確性，保管員做到日清月結即可，每天或每幾天不定期地盤某一類物資的庫存，是完全可以做到的。

現在還有點時間，再評論下你的補充發言。

現在我們的情況是進入集采倉庫調料一類也有，比如牛奶什麼。財務讓貨倉入庫都是和他實際領到實物不一樣，同時門店是按下面廚房領料單出庫的。這時候倉庫調料賬面結存永遠與實物不一致，他就暈了。

看到這個，我只能呵呵了。比如說你進了50盒牛奶，已經發給A20盒牛奶，那自己庫存還有30盒。那麼A怎麼用這20盒牛奶是A自己的事，對A門店來說，他就要入庫20盒牛奶，廚師領了5盒，庫存15盒，不會存在什麼不清楚的狀況。

供應商只開票給集團公司，集團公司再定期與下屬法人開票結算。下屬公司賬面沒有存貨，隨用隨領。

我所在的公司就是這麼做的，生產型企業，集團內部之間只結算加工費。如果物料要結算其實也差不多。

按照樓主對這個問題的描述，我的理解是集團總部對集採的物資不進行賬務處理，想一次分配給相關子公司入庫結算併入賬，但是由於存在領用時間、分配數量以及開票入賬時間導致賬實不符和庫存成本差異，所以不好進行處理。現在處理的核心可以歸結於供應商到底是直接對集團總部還是直接分子公司進行結算，目前的採購是由總部統一採購，這個「統一」僅僅是總部牽頭，從而可以形成對供應商的採購價格優勢，從貨物管理及賬務上均為子公司進行獨立核算，目前的管理模式下只要將入庫數量在採購時候就分清100Kg羊排各自的子公司申請數量即可，這樣就不存在月底根據使用數量或其它標準將剩餘羊排「不合理」分配到各個子公司賬上的情況出現。

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