如何有效地使用 Gmail 的 Archive（歸檔）功能？

01-13

一直不太清楚這個功能怎麼使用，讀過和沒讀過的郵件不是已經有區分了麽？經常手機看郵件的時候不小心點到，郵件就要去「所有郵件」裡面找，非常麻煩。請問這個功能到底是用來解決什麽需求的？

閱讀完郵件（已讀），卻無法立刻做出響應（回復或開展相關工作）的可能性是很高的，此時可以將郵件留在收件箱內留待日後處理。

而將郵件存檔，則說明已經不再對此郵件感興趣了，即便它始終未讀，我們也可以通過其他信息（標題、收件人不是自己）確定這是一封不需要關注的郵件。

有人認為 Inbox 可以覆蓋 Archive 的功能。我覺得可以理解，畢竟，喜歡把所有工作都堆放在辦公桌檯面上的也是大有人在。但即使我們有許多的文件夾或標籤可用來分類、標識，抽屜總還是辦公桌的默認配置吧。

另，不小心點到 Archive 一般都會有「撤銷」操作的選項（Gmail for Android 實測）。

僅僅一個理由就夠了：我現在不想看到這封郵件，但是我又不想刪掉它~！

雖然我也不喜歡在收件箱里放東西……但同意 @Wilson Xu 所說的「這是一個不好的設計」，我認為想要高效處理郵件就不應該用 archive 功能。

「inbox」只是 Gmail 里的一個標籤而已，所謂 archive 就是刪除這個標籤。到底有啥用啊？

對於有價值的郵件，分給它一個有意義的標籤，便於今後查找整理（對我來說，這才叫「歸檔」）；

對於沒有價值的郵件，扔進垃圾箱；

對於暫時不處理的郵件，要麼放在 inbox 中，要麼標記另一個標籤，比如我有一個標籤叫「todo!」。

一但 archive，它就淹沒在 All Mail 文件夾里了。以後找起來多麻煩？是的，你可以搜索全部郵件，但是我搜索「label:XXX + 其他搜索條件」豈不是更加精確？

去年 Mailbox 火了一把，讓很多人了解到了 archive。試用後的感覺，這貨的特色無非就是用手勢加標籤、另外附帶了個 GTD 功能嘛。archive 在 Mailbox 上很好用，它讓很多懶人開始學著清空收件箱了。但是如果你決定精心打理你的 Gmail，真的不需要 archive。

題外話：思考這個問題的過程反映了「知乎」對我的價值：「讓腦袋保持運動」。如果沒有該問題，估計我這輩子也懶得去思考Inbox和Archive的啥關係。

首先，軟體設計中有一個概念：「隱喻（mepha）」，意思是在設計軟體界面的時候，利用用戶的領域知識（比如現實生活中的認知）來設計軟體的外觀、功能和交互。最典型的例子就是「垃圾筒」，隱喻了現實中的垃圾筒的概念。所以，你一看到垃圾筒，就立刻明白其功能：把沒用的文件拉到這裡刪除。

Gmail中的Inbox和Archive也是如此。在現實生活中，我們從門口的信箱（Inbox）拿信件，然後整理，把某些信件（比如電費單）保存下來（Archive）。因此，Gmail利用「隱喻」設計了Inbox和Archive。

這是一個不好的設計。因為現實中信箱（Inbox）物理空間有限，但是網路中的Inbox卻幾乎無限，完全可以覆蓋Archive。

Gmail在其官方博客列舉了9條使用Archive的理由（http://gmailblog.blogspot.com/2008/04/9-reasons-to-archive.html），看完後我真心覺得更沒理由用Archive。

有一個用Archive的理由就是每次你到一個新機器使用客戶端郵件列表，都會把所有inbox中的郵件download下來。而且我找不到讓客戶端不這麼做的辦法。

不想看到，又不想刪掉，那麼Archive

個人感覺Filter更高效一點哎~

然而自從有了歸檔……老師和學校給我回的那種多次來往的郵件總是莫名不提示消息！對我來說太坑了！這個功能大概是給整理愛好者用的吧……我選擇標籤和星標。

先寫個大綱：

按照GTD的理論，我們來把郵箱的幾個模塊映射下：

未讀郵件：Inbox

已讀郵件：放入到項目或情景列表（閱讀未讀郵件其實就是clear inbox的過程）

Archive：已完成（或者當郵件所涉及內容轉移到其他任務管理系統，則可直接歸檔）

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挖坑，以後補充。

歸檔幾乎沒用過，都是把郵箱分為幾類，按工作的項目分類以及私人郵件等等。這樣收件箱非常整潔，只留下需要處理，但不能馬上處理的郵件，作為提醒用。不用的郵件直接刪掉，節省空間。歸檔在我這裡真心沒啥用啊~

從google的角度來說，估計還有一個節約硬碟空間和帶寬的作用。歸檔的郵件可以存放在速度慢的地方。

我一般會將覺得重要的郵件分類歸檔，方便查找。雖然搜索功能強大，但還是想保持條理。

確實Archive沒有多大的用處，完全可以用更適合自己的標籤來分類歷史郵件。