走進今日頭條：如何打造高效的會議室系統？

幾乎在任何公司，大家都認同開會是一件非常重要的事情，尤其是面對面溝通會議。

但會議目標混亂不堪，與會人員莫名其妙，會議冗長且無趣，浪費時間耗費生命，通常也讓開會成為大家抱怨最多的事情之一。

不過開會這件事情在今日頭條得到了很好的解決，在優化會議體驗的同時也提升了會議效率。

今天我們就來圍觀一下幾億人都在看的頭條，員工是怎樣開會的~

一、會議室預定

今日頭條效率工程團隊負責打造公司高效運行的系統和工具。

1、所有會議室資源匯入雲端

在會議室預定上，他們把所有的會議室資源都放在了雲端，標明會議室的地點，大小，是否支持視頻會議等等。

所有人都可以在線預訂，誰先約上屬於誰。

新建日曆時選擇會議室，綠色是可選的

2、設立免預定的小會議室

有時候臨時和幾個人討論事情，則傾向於速戰速決，打開日曆找會議室明顯不夠高效。

所以他們設立了一些免預訂的小會議室。

會議室的地圖頁面嵌入在聊天軟體里，實時顯示免預訂會議室有沒有人。

3、加設紅外動靜感應器

紅外動靜感應器裝在會議室內，一旦有人進去，就認為這個會議室被使用了，在地圖上顯示為紅色；會議室空了則顯示綠色。臨時找人聊個事，不用開電腦，看一眼手機即可知道哪有空閑的會議室。

手機上的免預訂會議室地圖

在每個大會議室門口，有一塊大顯示屏，顯示這間會議室的議程。這樣方便參與者確認走對了會議室，避免誤闖。同時能看到同一層樓其它會議室狀態，方便迅速找到一個可用的會議室。

會議室門口的顯示屏

4.持續優化

他們還計劃做一個自動釋放會議室的功能。例如一個會議開始 15 分鐘後，還沒有人進來，認為這個會被取消了，自動釋放會議室，其他人可預約。

效率的優化是把資源留給有需要的人，而不是空著浪費掉。

三、視頻會議

今日頭條的分部遍布全國的大城市，遠程協作是必不可少的。

除了簡單的在線聊天、電話，到文檔共享、協同編輯，更直觀的是視頻會議。

在視頻會議上，今日頭條投入了上百萬，買了某高端廠商整套的視頻會議系統。系統的視頻效果非常贊，但操作比較繁瑣，幾乎很少人能獨立地使用它，每次都是叫上 IT 的同事幫忙調試。久而久之，被視為雞肋，棄用了。

而後他們開始使用 Zoom 在線會議系統。和大部分的供應商系統一樣，Zoom並不是一個 100 分的服務，但勝在簡單易用，視頻流暢，語音清楚，夫復何求。

Zoom 的使用方案有多種，最簡單的是直接用筆記本電腦創建會議，別人接入；比較高級的方案是在會議室部署硬體，目前頭條大概有一半的會議室部署了 Zoom。

「就像今日頭條 APP 用演算法給每個人提供定製化的頭條新聞，提高信息傳播的效率；在公司日常中，我們也願意用各類工具提高內部運營效率。」今日頭條效率工程團隊這樣說道。

彩蛋：頭條的會議室們

頭條辦公室鳥瞰圖

「能量桶」會議室

「能量桶」內部

超級瑪麗會議室

半開放角落

三個會議室打通，能容納幾百人

屋頂花園

最後

今日頭條效率工程團隊常常說「Building a company as a product.」

事實上，企業內部的行政服務也和做產品一樣，員工就是我們的用戶。

通過內部流程的優化及辦公環境軟硬體的改進都能夠直接改變員工的日常工作行為，提升企業內部運轉效率。

這是企業想要的，也是我們行政未來應該專註的領域。

本文系今日頭條效率工程團隊 授權修改發布

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