項目管理：需求工具箱

為了更好的獲取需求，我們需要一些方法：

1、文件分析（document analysis）

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在項目需求獲取階段，文件分析是第一步。在售前階段會保留很多工作文檔，市場銷售人員也會從客戶處獲取一些文件，這樣會在客戶、用戶訪談前，提前對項目的需求做出一些分析，例如政策、法規、當前工作流程指南，現有系統介面文檔、用例等。文件分析不僅是可以提前獲取一些需求，而且還是下一步需求的背景知識準備。通過文件分析，可以準備好調研問卷、訪談問題等。

2、問卷調查（surveys - questionnaires）

如果能在需求訪談前，向項目干係人進行一輪問卷調查是最好的，問卷不宜過長和過於複雜。問卷調查可以獲得項目干係人所關注和擔心的問題。不要指望問卷調查能獲取準確的需求。

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3、訪談（Interviews）

訪談時獲取需求最直接，最有效的方法，因為面對的是項目干係人，所以訪談的時候是非常有技巧的，包括問的問題，身體語言及眼神的溝通。通過有效的問題設計和對回答的記錄，從而得到相對精準的需求。

4、觀察法（Observation）

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觀察法是查看項目用戶在日常工作中如何完成任務，特別是工作細節部分。觀察法多多少少都對被觀察的人產生額外的壓力。很多書籍書觀察法不要問問題和進行記錄，這種在工廠可行，但大多的實際的情況是用戶一邊操作，一邊願意告訴你系統是如何運行的，而且還經常抱怨或稱讚系統的功能，這些都是很好的需求來源。

5、頭腦風暴、焦點小組或研討會等群體技術（Group Techniques: Brainstorming, Focus groups, workshop）

群體技術一般來說都是群體召集很多人共同針對需求進行討論，優勢是頭腦風暴，對需求形成一致意見。例如在訪談後的分析中發現某些需求理解不一致，可以採用群體技術方法針對有爭議的需求進行討論，最後形成一致意見，這個意見一般也是最佳的。只要是多人開會解決問題，一般來說都涉及頭腦風暴。無論哪一種，都需要會議的主持人具有很好的現場控制能力。

6、介面分析（interface analysis）

介面分析主要分為三種內容，第一是項目團隊和項目干係人之間的關係，第二是文檔中不同需求之間的關係，是否有描述的衝突和不一致的地方，第三是本項目和其他項目，或者所建設的系統和其他系統之間的關係。個人認為，這點非常重要，單獨的需求變更只需要內部解決，影響相對小，而介面的需求變更則影響更大，比如，不同的需求描述存在衝突，則需要將兩個需求重新驗證，而系統間的需求問題，則需要協調的資源更多。

7、流程建模（process modelling）

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通過文件分析、問卷、訪談及介面分析形成的需求，流程等，都可以用流程建模的方式表現出來，採用文字和數據可視化的方法描述工作、系統之間的交互等需求，利用流程建模進行需求驗證，是非常有效的方法。可以採用PowerPoint, Visio, UML等工具繪製流程圖和建模。

8、原型法（prototyping）

如何捨得花時間，或者根據客戶要求，可以搭建系統的原型，這是更有效的方式。原型直接直接展示流程、數據結果的樣式，以及一些功能性界面。好的原型確實需要很多時間來完成，在實際的項目中，原型法最好是和敏捷方法一同使用，做到事半功倍的效果。

針對任何一種方法，都有很多書籍來進行指導，但無論哪一種方法，都可以在項目中有機的組合在一起，活學活用，始終記住，我們的目標是獲取有效和精確的需求。

例如需求中訪談調研的方式非常常見，在訪談前，需要做好訪談提綱，並將訪談提綱提前發給用戶和客戶，讓對方有準備。訪談中要使用業務語言，注意傾聽和複述，確保和對方始終說的是同一個事情，如果比較複雜，還要用具體的例子和數據、表單進行說明，無論對方說什麼，保持你的目標，完成你的任務。訪談以後，要感謝項目干係人的時間。在訪談過程中，要至始至終尊重對方，記下他的問題，訪談後會給他明確的回復或建議。