【轉載】【純技術貼】一塊乳酪的時間管理實踐

02-12

作者：奔跑中的乳酪

▕ 導讀

是否還記得小時候的夢想？小時候吹過的牛逼現在都實現了嗎？長大了遇見一個全身心喜歡上的人，卻因為自己不夠好而沒能留住對方嗎？工作了遇到很多優秀的人，可他們比我們還要努力，是這樣的嗎？

夜晚常常帶著一絲傷感入睡，回想那時的壯志滿懷，總會因為虛度年華，碌碌無為而感到愧疚，時間總在「不知道該做什麼」中悄悄流走。

你可曾知道人的一生其實只有900個月，而這其中最美好的年華「青春」也不過10年，20年的時光。

平凡的我們，夢想著不平凡，你能忍受在這人生最美的年華「青春」里，卻只有渾渾噩噩的蒼白嗎？不，當然不，青春？什麼是青春？青春是生命還有著豐富可能，並為了這可能而努力提升自己的過程。

誠然，現實有很多無奈，背景和天賦我們都無法控制，然而「努力」卻是我們可以控制的，「你知道洛杉磯凌晨4點的樣子嗎？」，「不知道，不過我知道廣州凌晨4點的樣子，滿天星星，寥落的燈光，行人很少」。

結合自己的事實，下面談一談我的時間管理與方法論。

▕ 時間管理的核心

時間管理有很多種方法，而GTD（全稱Getting Things Done）就是其中一套行之有效的方法，也是現在最受歡迎的方法。

Getting Things Done翻譯成中文就是「把事情做完」，GTD的核心理念概括就是「通過記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來，然後整理安排自己去執行」。

帶著一些自己的理解，下面談一談我對GTD的理解以及方法論，GTD的核心步驟為五步：收集、處理、管理、執行、回顧。

（GTD核心步驟）

1. 收集 —— 收集記錄

人的大腦能儲存很多東西，但有限，不要相信某事情發生後過了一段時間你還能記得，釋放大腦的儲存負載，讓大腦著重於去思考，平時有什麼信息、任務和靈感要在忘記之前用工具記錄下來，使用的工具要儘可能的方便，易用，便捷。

2. 處理 —— 處理分類

只有及時處理信息，對信息及時做出決定和歸納成類，你才能避免信息的堆積和碎片化，處理信息時採用二分鐘法則和四象限法則。

二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內能解決的事情，無論是何種事情，馬上著手解決掉，如果不能再進行分類。

分類則採用四象限法則，四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個「象限」：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

（四象限工作法）

3. 計劃 —— 計劃安排

除了既有的日程安排外，可以設定每日，每周，每月，每年你需要完成的重大事件，把他們排進日程表。

每天要做的事件採用 三隻青蛙理論，前天晚上睡覺前設定第二天最重要的三件事，起床後就可以開始著手這三件事了（同理可用於每月的「三隻青蛙」, 每季度的「三隻青蛙」，每年的「三隻青蛙」）。

每周要做的事採用習慣21天效應，一件事只要堅持21天就能習慣成自然，成為一種習慣。

每月要做的事採用日曆行程表的方法，將每月要做的事排進日程表。每年要做的事採用願望清單法，讓自己每年都有收穫和進步。

（21天效應法則）

（原望清單法）

4. 執行 —— 堅決執行

執行是Getting Things Done最關鍵的一步，也是成功與否的關鍵，要言行一致，制定了計劃就一定得做到，這能很好地提升你的自我認同感。執行時你應當在不分心的情境下，一次只執行一件事，既不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。

採用番茄工作法，將番茄時間設為25分鐘，專註工作，中途不做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後短暫休息5分鐘繼續番茄時鐘，每4個番茄時段可多休息一會兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率，還會有意想不到的成就感。

（番茄工作法）

5. 回顧 —— 回顧檢查

目前我採用的是一周回顧一次，採用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧，對工作和其它事情進行回顧，看看哪裡做的不好，需要改進，重新做出調整計劃。這樣能使得計劃更有效地進行，更加合乎工作程序的邏輯。

（PDCA循環法）

▕ 我的時間管理方法論

智能手機在日常生活中扮演著重要角色，我們依賴並已經離不開智能手機，原本應該是用「碎片時間」拿手機處理事務與放鬆，現在卻讓手機把我們的生活「碎片化」了，我們總是不小心就會在手機上耗費掉大量時間，但我們從中獲取的收益卻遠不如期望中的大，如何妥善地使用手機值得我們深思，下面談談我用手機做時間管理的實踐方案。

做一隻"大公雞"
時間管理往往都是從早睡早起做起的，誠然，要做到早睡早起不會是件輕鬆的事，有時甚至是件折磨人的事情，但就是這樣一個早睡早起的改變，它會像一根線一樣牽動著其他東西一同改變，讓你變得不一樣，讓你終生受益。除了精神狀態會變好，一天時間會變「長」外，早起吃一份自己喜歡的早餐會讓你更從容地應對新的一天。
Sleep Cycle 是一款可以很好的記錄你的睡眠質量，甚至可以改善你的睡眠質量的APP, 其原理是監測你的睡眠深度，然後在淺睡眠階段溫柔地把你喚醒，讓你如同自然醒般的舒適，醒後大腦能保持高效率運轉。
（Sleep Cycle）
不要總是想著再小睡一會兒 (其實就是賴床)，那隻會讓你更加想睡，更加沒法起床，咬咬牙告訴自己只要兩分鐘，兩分鐘我就能清醒了。就像一句話說的，你總想做一個優秀的人，做一些驚天動地的事，可是你連早點起床都做不到。如果是工作的原因沒辦法早睡早起，那也要讓自己的作息時間規律起來，沒辦法做早睡早起的大公雞，那就做晚睡晚起的貓頭鷹。
更簡潔的To-do List
To-do List 對於時間管理的作用不言而喻，它能夠讓你明確接下來要做什麼，先做什麼，什麼最重要，讓你的工作更順暢、有條理、更有緊迫感。比如，臨睡前列出明天最重要的三件事，起床後就可以開始著手這三件事了。
Clear 是一款方便快捷的輕量級To-do List應用，令人上耳目一新的設計和交互方式，只為用戶提供待辦事項列表，沒有任何複雜的功能，可以各種手勢對Clear進行操作，學習成本低，上手極快。
（Clear）
我的使用經驗是: Clear主要用於偶然靈感的記錄，簡單的文字記錄，短期事件的提醒(1-3天)，還有就是購物清單，記錄的原則是不要讓Clear列表清單過於碎片化，判斷是否能加入Clear列表採取兩分鐘原則，兩分鐘內能解決的事情，無論是何種事情，馬上著手解決掉，如果不能再加入Clear列表。
日曆行程表終結者
備忘錄、日曆和提醒事項是構成手機日曆行程表的核心要素：備忘錄主要用於記錄文字或者用作粘貼板存放一些需要經常複製使用的東西。日曆是以時間順序為線索，將所有事件組織起來。提醒事項則一般是應該儘快完成的事情。
提醒事項與日曆中的添加事件很相似，最大的不同就是事件的組織形式，日曆以時間順序為線索，而提醒事項可以對事件性質進行分類，如可以分成工作、生活、學習等。
所有有日期要求的事件，寫入日曆，沒有具體日期要求的又是兩分鐘做不完的事件，寫入提醒事項。會干擾你當天的工作重點的事件，寫入日曆，不會干擾你當天的工作重點的，屬於未進行劃分的工作，寫入提醒事項。
日曆的事件儘可能要少，一旦設置就要認真按時完成，提醒事項一旦設置就要儘快完成, as soon as possible。
AwesomeNote是一款創新的筆記和待辦事項管理應用，也是乳酪認為在iOS上最好的筆記應用，精美的界面，層次分明的文件夾分類，最重要的原因是它能同步原生日曆和原生提醒，還能同步到Evernote (印象筆記)，這使得AwesomeNote能夠在手機端和電腦端同時使用，這很重要，在下期更新文章《我的知識管理與方法論》將會重點介紹Evernote。
（AwesomeNote）
我的使用經驗是: 日曆和提醒事項使用手機原生工具，然後同步到AwesomeNote中，用Clear做短期計劃，用AwesomeNote做記事本、有規律的循環事件、中期長期計劃，包括：
日記 —— (標註格式為日記) 每天寫的日記，我用的方法是問答式記錄：今天學到了什麼知識，是什麼樣的狀態，有什麼新聞，遇到了什麼人，有什麼進步和值得反省的事。旅行日記通常圖片會比較多，我的選擇是用百度網盤來保存。
紀念 —— (標註格式為紀念日) 家人朋友的生日和重要的紀念日，設定在該日期的前一天提醒你，然後送上你的祝福和驚喜吧。

待辦 —— (標註格式為任務) 需要做計划去辦的中期和長期事項，比如年度願望清單，瘦身計劃等。
原生日曆 —— 日曆的事件儘可能要少，一旦設置就要認真按時完成。
原生提醒事項 —— Clear用於短期（1-3天內）的事件提醒，原生提醒事項用於每月有規律的事件提醒。
優秀是一種習慣
古希臘哲學學亞里士多德說過「優秀是一種習慣」，一些優秀的人之所以能夠創造出令人矚目的成就，是因為他們在日常生活、工作和學習中養成了各種各樣良好的習慣。
優秀是一種氣質、優秀是一種狀態、優秀更是一種習慣。
一個人的習慣往往就是一個人性格的縮影, 我們的一言一行都是日積月累養成的習慣。如果說優秀是一種習慣，那麼懶惰和平庸也是一種習慣。
Habit List 是一款極簡設計風格的習慣養成應用，界面精美，操作簡單，直觀的統計功能，還有靈活的周期設置功能，唯一的缺點就是沒辦法跨平台使用。
（Habit List）
好習慣的培養和壞習慣的改正都不會是輕而易舉的，習慣養成需要循序漸進，由淺入深，由近及遠，需要寧少勿多、寧簡勿繁、寧易勿難。

先找一個比較容易做到的，做起來有興趣的，很快就能嘗到甜頭的，而且能不斷受到自己和周圍人激勵的習慣開始，一個習慣如果堅持了21天就給自己一個獎勵吧，如果沒有堅持下來那就給自己一個小小的懲罰吧。
番茄能治拖延症
明明知道那件事必須要做了，可就是遲遲不能開始，再給兩分鐘培養培養工作情緒，然後拖拖拉拉了半小時，工作時隨手刷刷朋友圈，結果把手上的工作給放下了，這就是 「如果還有明天，你的工作是永遠沒法做完」的原因。
番茄工作法是簡單易行的時間管理方法，在一個個短短的25分鐘內，收穫的不僅僅是效率，還會有意想不到的成就感。
pomotodo 是一款結合了番茄工作法和 To-do List 的在線工具，多平台支持，可惜暫時沒有Firefox拓展，是用電腦工作時番茄工作法的絕佳選擇。操作方法很簡單，首先規劃好今天要完成的幾個任務，選擇其中的一個任務，設定番茄鍾直到番茄鐘響起（25分到），休息5分鐘後（喝水、活動、回QQ，看手機信息都行），開始下一個番茄鍾，每四個番茄鍾後，休息25分鐘。
中段如果遇到非得馬上做不可的事，那麼停止這個番茄鍾並宣告它作廢，完成這件事情之後再重新開始同一個番茄鍾，如果不是必須馬上去做的事，在列表裡標記下來就可以了。
（pomotodo 網頁端）
（pomotodo 手機端）
Forest 是一款創新性的應用，它創新性地將番茄工作法與種樹的小遊戲結合，當我們需要專註投入一件事情時，用 Forest 種下一棵樹，其間 Forest 會默默倒計時監督用戶不要碰手機，只有在不退出應用的情況下樹才能成活，退出則會直接導致樹木枯死，以勉勵用戶中途不要碰手機，旨在幫助用戶戒掉「依賴手機」的壞毛病。

（Forest）