7. 項目採購

7.1. 採購對象

對於大多數甲方項目來說，項目採購工作主要指通過相應的採購方式來引入項目建設相關的各類廠商，主要有項目諮詢機構、軟體開發廠商和測試廠商等。其中項目諮詢機構主要提供業務規劃、軟體架構等方面的服務，負責為甲方機構引入先進的業務理念和成熟的建設經驗；測試廠商是在質量要求較高的情況下，引入的開發廠商以外的專門測試機構；軟體開發廠商負責建設滿足業務需求的軟體系統。

在某些情況下，還需要依據軟體產品的需要來採購相應的基礎應用軟體、硬體設備和相關服務等內容，其中基礎應用軟體主要有資料庫、中間件等基礎軟體；硬體設備主要有伺服器、存儲設備和網路設備等；相關服務有簡訊服務、網路專線等。

7.2. 採購方式

大多數軟體項目的採購方式都是在《中華人民共和國政府採購法》、《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國招標投標法實施條例》和《中華人民共和國政府採購法實施條例》等法律規定的採購形式的基礎上，結合自身行業要求而制定的。目的在於制定公開透明、廉潔、高效運行，規範的採購流程，從而降低採購成本，防範採購風險，同時建立健全的採購管理監督機制。

常見的採購方式主要有招標採購和非招標採購兩種，其中招標採購又可以分為公開招標和邀請招標；非招標採購主要有競爭性談判、詢價採購和單一來源採購。鑒於已有大量的書籍、資料對這些採購方式進行了詳盡、專業的介紹，筆者就不在本書中對其繼續贅述，僅對其關鍵部分進行簡單的描述。如讀者對這部分內容感興趣，可以自行查閱相關文檔。

1. 公開招標

公開招標，是招標機構在法定的媒介發布招標公告，邀請所有符合項目資格要求的不特定投標機構參加投標，並按照法律規定的程序和招標文件約定的評標標準、方法，確定中標機構的一種無限制的競爭性交易方式。即可以由招標機構自行組織，也可以由專門的招標中介公司來負責招標工作。

公開招標的方式充分體現了信息公開、程序規範、競爭公平、評價客觀和公正選擇的要求。其具有投標機構多、競爭充分等特點，因此有利於招標機構發現最合適的中標機構。

通常情況下，公開招標的流程主要有：編製招標文件、發布招標文件、答疑、開標、評標、定標、結果公示。

2. 邀請招標

邀請招標也稱為選擇性招標，是招標機構以投標邀請書的方式直接邀請指定的投標機構參加投標，並按照法律規定的程序和招標文件約定的評標標準、方法，確定中標機構的一種有限制的競爭性交易方式。其中，應向三家及以上符合資格要求的投標機構發出投標邀請書。即可以由招標機構自行組織，也可以由專門的招標中介公司來負責招標工作。

相較於公開招標，邀請招標的工作量、所費時間和招標費用較少，但因投標機構的數量有限，競爭被限定在特定的範圍內，開放程度較弱。由於招標機構可以自行決定投標機構的範圍，與公開招標相比更容易發生道德、職責風險，因此招標機構應編製專門的說明文檔，充分說明確定投標機構範圍的標準和理由。

在邀請招標的方式中，招標機構可以依據項目需求的特點和自身情況，從所有符合項目資格要求的機構中，選擇貼近項目建設要求的機構作為投標機構。儘管可選的投標機構範圍變小了，但由於參與投標的機構經過了針對性的篩選，招標機構反而更容易找到適合自己的中標機構。

邀請招標的流程同公開招標基本相同，主要的不同在於招標文件為定向發送。其流程主要有：編製招標文件、圈定投標機構範圍並發送投標邀請書、答疑、開標、評標、定標、結果公示。

3. 競爭性談判

競爭性談判，是指採購機構或代理機構直接邀請三家及以上符合資格要求的供應商，與談判小組就項目採購事宜進行談判的方式。其中談判小組由採購機構代表和專家組成，人數為不小於3的單數，並且專家佔比大於三分之二。該採購方式具有以下特徵：一是競爭，參與談判的供應商不少於三家；二是談判，談判小組與供應商一對一的就報價、技術方案和售後等進行談判，最終的結果是在談判的基礎上確定的。

對於競爭性談判有2點需要注意：一是為規避道德、職責風險，應編製專門的說明文檔，充分說明確定供應商範圍的標準和理由；二是在具體實施過程中，談判小組不能出現重「判」輕「談」或是只「判」不「談」情況。

與招標採購相比，縮短了前期的準備期，省去了大量的投標、開標工作，有利於提高工作效率，減少採購成本。而且供應商可以依據談判結果，修改最終的報價。

競爭性談判的流程同邀請招標基本相同。其流程主要有：編製競爭性談判文件、圈定供應商機構範圍並發送談判邀請書、答疑、談判、最終報價、評審、確定供應商。

4. 詢價採購

詢價採購，是指詢價小組根據採購需求，從符合相應資格條件的供應商中確定不少於三家的供應商並向其發出詢價單讓其報價，由供應商一次報出不得更改的報價，然後詢價小組在報價的基礎上進行比較，並確定供應商的一種採購方式。其中詢價小組由採購機構代表和專家組成，人數為不小於3的單數，並且專家佔比大於三分之二。

通常情況下，詢價採購的流程主要有：建立詢價小組、編製詢價文件、確定被詢價供應商名單、詢價、確定供應商。

5. 單一來源採購

單一來源採購也稱為直接採購，是指採購機構向特定的一個供應商採購的一種採購方式。一般是因為只存在唯一的供貨商、不可預見的緊急情況或是待建項目是已有功能的延續性項目等。該採購方式的最主要特點是沒有競爭性。

由於單一來源採購只同唯一的供應商、承包商或服務提供者來簽訂合同，所以就競爭態勢而言，採購方處於不利的地位，有可能增加採購成本；並且在談判過程中容易滋生索賄受賄現象，所以應盡量避免這種採購方式。

7.3. 項目採購流程

大多數情況下，每家機構都會依據自身的管理要求和行業特點，來制定適用於本機構的項目採購規範和相應的工作流程。在這裡，筆者將依據自身的工作經驗來對項目採購流程進行梳理，其通常可以分為以下5個階段，分別是：採購準備、採購申請、採購實施、採購完成和合同簽訂。具體如下：

1. 採購準備

採購準備工作指在項目採購正式開始前，為確保相關的採購工作能夠順利開展而進行的各項準備工作，主要包含以下3方面的內容：一是依據制度規定和項目情況，來選擇適合的採購方式。我們知道，不同的採購方式對應著不同的採購流程和工作要求。因此在正式開展項目採購工作前，甲方項目經理的首要任務就是從不同的採購方式中選取最適合於本項目的採購方式。其在相關法規、制度的指導下，綜合考慮項目的各種情況，如是否新建項目、預算、採購費用、項目時間等，來選擇適合的項目採購方式；二是對市場進行相應的調研，以掌握市場的基本情況。為確保採購工作的高效性和針對性，甲方項目經理需要對當前市場的基本情況有充足的了解。其應依據項目的需求和「完成」的定義，來開展相應的市場調研工作，以掌握市場的基本情況，如主流技術方案、市場影響力較高的廠商、同類型項目的建設廠商及報價、不同廠商標準工作量的報價、廠商地理位置、廠商的售後服務情況等等。為了避免在調研過程中出現人員風險，參與市場調研的人員至少有2名；三是依據所選採購方式的要求，結合市場調研成果，圈定廠商範圍。對於非公開招標的採購方式來說，甲方項目經理需要在採購工作正式開始前圈定投標機構或供應商的範圍。其依據市場調研的成果，並結合與相應廠商的溝通情況和項目建設具體要求，來圈定出適合的投標機構或供應商。一般情況下，對於邀請招標、競爭性談判和詢價採購來說，其圈定的機構應比規定的機構多1至2家，以防止因機構缺席而導致採購失敗。

2. 採購申請

項目採購申請工作主要指甲方項目經理通過相應的申請材料，來向採購管理部門申請確認該項目的採購方式和對應的廠商範圍。其中，採購申請材料由甲方項目經理依據選定的採購方式和前期調研結果而編製，內容主要有：採購目標、工作思路、採購計劃、採購方式及原因等。對於非公開招標的採購申請來說，還要給出供應商或投標機構的選擇依據和備選列表，同時還要對這些機構的優缺點進行客觀的比較和分析。

通常情況下，採購評審工作主要採用採購評審會的形式來開展，評審人員主要來自於相關高層領導、採購管理部門、相關業務部門、財務部門、技術部門等。會上甲方項目經理基於採購申請材料來向評審人員彙報採購相關的各項信息，如採購計劃、採購形式等，同時解答相關人員存在的疑惑。評審人員依據甲方項目經理提交的相關材料來對採購形式等內容進行審議，如通過甲方項目經理則可以開展後續的實施工作，否則的話其應依據評審意見來對採購方案進行相應的調整。

3. 採購實施

對於採購的具體實施程序，在《中華人民共和國政府採購法》、《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國招標投標法實施條例》和《中華人民共和國政府採購法實施條例》中都有較為詳盡的描述。不同的行業或省份，也會在上述法律規定的基礎上制定適合自身要求的採購規範。同時，採購機構也會在相關法律、法規的指導下，制定具體的採購辦法。

甲方項目經理在項目的採購實施過程中，應嚴格遵守法律、法規和相關辦法的要求，做到有法可依、有據可循、公開公正。

4. 採購完成

在採購完成後，甲方項目經理需要完成以下2方面的工作：一方面是向採購管理部門彙報採購情況，並由其確認採購結果的有效性。其應通過採購結果彙報文檔的形式，來向採購管理部門彙報採購過程中涉及到的主要工作、產出文檔和採購結果等方面的內容，並由採購管理部門基於這些材料來確認採購結果的有效性；另一方面是採購資料存檔。其需要將採購過程中涉及到的各類文檔、資料，按機構檔案管理要求進行整理，在確認齊全後將所有文件提交檔案管理部門進行歸檔，以確保在需要時可以通過相應的檔案來追溯到採購工作中的每個環節。

5. 合同簽訂

採購工作的最後一環是與選定的機構（乙方），就該軟體項目來簽訂相應的合同。其中，項目合同是甲乙雙方為完成相關的軟體建設項目而制定的，明確雙方權利與義務關係的，具有法律效力的協議，一般採用書面形式。其內容應由甲、乙雙方協商確認，並通過各自的法務、財務等部門的認可，主要包含有：甲方機構名稱、乙方機構名稱、項目名稱、項目內容、項目交付日期、交付方式、交付內容、合同金額、付款方式、合同期限、驗收標準、甲乙雙方權利和義務、知識產權條款、違約責任、其他補充條款等。

項目合同簽訂後，採購工作正式完成。

7.4. 採購風險防控

軟體項目的採購風險是指在採購過程中，出現採購失敗或無法達成預期目標的可能性，常見的風險有：職責風險、流程風險、技術風險、價格風險、欺詐風險、合同風險等。

1. 職責風險

職責風險也稱為道德風險，指採購人員在採購活動中私自接觸供應商，接受其任何形式的回扣、饋贈和宴請，從而向其泄露有失公正或影響公平競爭的商務信息，或是選擇不滿足建設要求的供應商為中標機構等情況的可能性。

依據筆者的個人經驗來看，職責風險的防控需要從以下幾個方面入手：一是加強相關人員的職業道德教育，從源頭降低風險發生大的可能性；二是規範採購流程、明確人員職責，關鍵工作採用雙崗制度；三是增加關鍵工作的彙報、審核機制；四是在採購工作中，採用「集體研究、民主決策」的工作方式。

2. 技術風險

技術風險指在採購過程中，由於採購人員自身技術能力的不足，導致其無法準確判別供應商技術方案的優劣而造成的風險，如中標廠商的技術能力不足以支持項目建設、建設過程中需增加額外收費項目或是採購大量遠超需求的軟體功能等情況。

規避這種類型的風險，我們要從以下2個方面入手：一是提升採購人員自身的技術能力；二是引入內、外部技術專家，由其對供應商技術方案進行專業的審核。

3. 流程風險

流程風險指在採購過程中，未遵照相關法律、法規或制度規定的程序進行採購，從而造成採購結果不合法或不合規的風險。造成該風險的原因，可能是採購人員主觀意願也可能是無意行為，如公開招標文件未進行公示、投標機構數量小於要求等。

規避這種類型的風險，我們一方面要加強採購流程的學習；另一方面要加強流程的管理和監管，即可以由採購管理部門負責，也可以引入專門的中介機構來負責。

4. 價格風險

價格風險是指因投標機構的報價或是市場詢價遠高於或遠低於項目預算金額而導致的風險。其中報價高於預算，將會導致採購失敗；而報價遠低於預算，則勢必會成為後續審計中的重點關注項，需要甲方項目經理出具專門的說明文檔進行解釋。

為了避免這種風險，在進行預算估算時，甲方項目經理應對市場進行詳盡、全面的調研，對可能會參與到採購中的市場機構需要特別的關注。同時，可以邀請相關市場專家對預算結果進行審核。

5. 欺詐風險

欺詐風險是指投標機構或是供應商為了獲得項目，提交虛假或不實的材料，如機構資質、項目經驗、人員認證等。這種風險即是對其他供應商的不公，也是對採購機構的欺詐。

規避這種類型的風險，首先要避免同存在過欺詐行為的機構進行合作；其次可以依託專業的信用管理公司或行業協會、商會等機構對供應商的資信進行調查；最後加強處罰力度，採取零容忍的態度。

6. 合同風險

合同風險指雙方在擬定合同時，在有意或無意的情況下，使得合同條款模糊不清，或是合同的簽訂違反法律規定，從而導致採購方發生利益損失的可能性。

避免該風險的方法，一方面是在編製時嚴格遵照《中華人民共和國合同法》的規定；另一方面是增加法律、財務等專業人員的審核。

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