抓好三個環節 提高辦會水平

　　會議是各級領導制定方針政策、決定重要事項、貫徹上級指示、檢查布置工作、總結交流經驗的一種工作方式 , 是一種集眾議事的行為過程。在現代政治、經濟社會生活中 , 會議已成為一種經常性的活動方式。會務工作是會議活動中的重要組成部分 , 是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。要做好會務服務工作 , 必須認真抓好會前、會中、會後三個環節 , 使會務服務工作達到制度化、規範化、科學化 , 才能確保各類會議嚴謹高效 , 精益求精 , 達到預期目的。

　　一、把握三要點 , 譜好會前「曲」

　　會前準備工作是否充分 , 是決定會議是否成功的關鍵環節。因此 , 為了確保會前準備工作嚴謹細緻 , 超前主動 , 不出纜漏 , 必須緊緊把握三個要點 :

　　1. 制定方案 , 要周密詳細

　　會前準備工作涉及面廣 , 任務繁重 , 涉及到調查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作。要求會議工作人員必須制訂詳細的計劃 , 考慮和安排好方方面面的問題。因此 , 在明確會議時間、地點、人員的基礎上 , 針對會前需要準備的工作要成立會議臨時籌辦機構 , 進行明確分工。對大型會議或規格較高的會議 , 一般要成立秘書組、會務組、宣傳 組、後勤組、安全保衛組等工作小組 , 若有室外活動還 應成立交通秩序管理組。對小型會議 , 也要成立秘書 組或會務組。但不論會議規格高低、規模大小 , 都要對每一項任務、每一個細小的環節 , 每一項具體工作明確到人。必要時將所有籌備會議人員的聯繫電話收集整理 , 編印通訊錄 , 發至每個工作人員手中 , 便於聯繫。

　　2. 分工落實 , 要準確高效

　　會前準備工作要求在會議召開之前全部圓滿完成 , 具有很強的時限性。因此 , 會議籌備方案確定後 , 各工作小組要根據任務分工 , 抓好落實。秘書組提前確定會議議程 , 印製好領導講話、會議文件 , 典型材料等 ; 會務組應提前落實好日程安排、行程路線、製作會標、擺放花卉、印製名簽等工作 ; 宣傳組要提前落實好會議室內外氣氛的營造 , 根據會議規格 , 在主會場外布置彩虹門、氫氣球 , 懸掛歡迎、祝賀之類的標語 , 以此來 營造會場氣氛。並提前組織好攝像、照相人員和錄音、 記錄人員 , 保證會議期間及時到位 ; 後勤組提前將參會人員的姓名、職務、性別、民族掌握準確 , 安排好食宿房間、餐桌等 , 特別是在舉行招待酒會的情況下 , 要將每個參會人員的桌簽提前列印放置桌面 , 並在報到時將編印好的食宿安排表發到參會人員手中 , 讓人一目了然。另外 , 後勤組要根據其它工作組的預算和意見 , 及時提供各項後勤保障。安全保衛組要根據會議規格高低 , 做好會場及駐地的安全保衛工作。

　　3. 會前檢查 , 要嚴格細緻

　　這是落實計劃、保證開好會議的重要一步。對於重要會議 , 要在會前多次反覆檢查 , 及時發現並解決問題 , 做到防患於未然。會前檢查一般分為由領導人昕取大會籌備處各組彙報和現場檢查兩種方式 , 其中 , 現場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛部署、票證檢驗人員的定崗定位 , 交通指揮及主席台服務人員的就位 , 會議播放唱片的檢查等。對落實不到位或銜接不夠的及時督促 , 做好協調 , 確保不出纜漏。

　　二、搞好三服務 , 唱好會中「戲」

　　會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間。在這一階段 , 作為會務服務的主要工作 , 從地點上可分為場前服務、場內服務、場後服務三個部分。

　　1. 超前主動 , 做好場前服務

　　主要包括會議的簽到和材料分發、引導人座等工作。對規模較大、時間較長的會議 , 要制定場前服務 活動方案 , 明確工作人員。包括簽到負責人、材料分發 負責人、引導人座負責人等 ; 對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會 , 都要進行會議簽到工作 , 以便準確統計到會人數 , 使主持人掌握情況。簽到時 , 一般採取與會人員在事先準備好的簽到簿上簽名的形式 , 有時也採用發放入場證、簽到卡的辦法或在事先報的名單上圈到。在簽到時一併分發會議文件和材料。大中型會議 , 要成立文件分發處 , 負責會議交件的分發工作 , 將會議所需的文件材料及時、準確地分發到與會人員手中。凡在會議分發的文件 , 都注意編號、 登記、按組分發 ; 凡須會後收回的文件, 都在文件上註明「會後收回」字樣和收文人姓名、收文時間 , 為收退工作創造便利條件。尤其對於一些屬於國家機密的文件材料 , 更要嚴格登記 , 全部收回 , 不造成流失和泄密。參毛主人員進場後 , 一般由工作人員引導人座 , 或設立指定座標或由會議工作人員引導 , 特別注意引導主席台就座人員人座。

　　2. 嚴謹細緻 , 搞好場內服務

　　主要包括會議記錄、錄音、攝像、照相以其它會場服務。對大中型會議或重要會議 , 由於會場較大 , 人數較多 , 需拍攝照片、錄音、錄像 , 以便保存這些珍貴的資料。同時 , 在主席台下邊設立「值班席」, 以便處理臨時事項 , 做到內外聯繫、傳遞信息。如向有關部門轉送領導同志批辦的文件 ; 有關部門的緊急情況要轉達與會人員 , 傳遞信件、電報、接電話等。在這項工作中 , 會議工作人員要掌握分寸 , 謹慎行事。會議進行中 ,可能發生一些臨時變動如調整議題、臨時動議、增加與會人員以及其他特殊情況 , 會議工作人員要及時向領導請示 , 並根據領導的指示採取應急措施 , 妥善處理。

　　3. 密切協作 , 做好場後服務

　　主要包括場外安全保衛 , 預防其它突發性事件發生 , 維護好會場秩序 ; 安排與會人員的食宿 , 對照籌備方案與實際情況核實 , 看有元變動 , 以便做到臨時性調整 ; 場外設立醫療室 , 搞好醫療服務 ; 備好車輛 , 方便與會人員外出等等。

　　三、堅持三件事 , 彈好會後「琴」

　　會後工作是保證會議達到預期目的的重要一環。一次成功的會議 , 不僅要求有充分的會前準備工作 , 周到的會中服務工作 , 而且要求有高質量的會後工作, 三者缺一不可。會後工作 , 主要是抓好三件事 :

　　1. 善始善終 , 做好會後工作

　　會後工作的主要內容有組織代表離會、整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發布會議新聞等。在組織代表離會時 , 要詳細了解與會人員返回原單位的日程和交通工具 , 協助購買飛機票、車票或提 供其它服務等。對個別因工作需要還需暫留的代表 ,在住宿等方面要妥善安置 , 不使他們產生「會散茶涼」之感。對會議的記錄、整理、簡報、新聞發布工作 , 每次要明確專門負責 , 做好全程記錄 , 會後24小時內整理出初稿 , 根據需要 , 及時起草會議紀要 , 或印發領導講話。對會議記錄、領導講話、會議紀要、會議簡報、會議新聞等材料的印發工作 , 要堅持領導審批制度 , 確保會議記錄、報道內容達到紀實、 扼要、符合行文程序。

　　2. 查漏補缺 , 及時會後總結

　　每次會議結束後 , 要召集會務工作人員認真總結經驗 , 尋找工作差距 , 討論下步意見 , 使以後辦理同類會議時有所借鑒。在堅持每會必總結的同時 , 對大型會議如黨代會、人代會及其它大型工作會要適當對會務有功人員和有關部門進行表彰獎勵 , 對在會務工作中未能盡職盡責的同志提出適當的批評 , 對出現嚴重失誤和玩忽職守的情況 , 追究有關人員的責任 , 使全體會議工作人員吸取教訓。

　　3. 力求實效 , 抓好會後督查

　　其目的是對會議決定事項辦理情況進行檢查和催促 , 確保會議精神落到實處 , 防止有關單位長期推臻、拖延 , 工作效率低下 , 或從自身局部利益出發 , 對會議交辦事項採取消極抵抗態度 , 故意不辦。為了確保每次會議都能達到有安排、有落實、有效果 , 應從三個方面做起 : 一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任 , 也可根據工作需要從有關部門抽調。健全各項責任制 , 明確分工 , 在某一階段專職專責。二是健全登記制度。建立督查台賬 , 逐項列出檢查催辦的事項 , 下發督辦通知單 , 包括督辦內容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯繫人及電話等內容。由催辦人員根據實際情況定期記載催辦事項的進展情況 , 定期印發催辦通報 , 一併納入年度目標管理。三是建立彙報制度。每次會議決定事項督辦結果要通過口頭彙報、書面彙報、專題報告等多種方式向領導彙報 , 對一些重大問題不自作主張 , 聽從領導的指示 , 以確保每次會議開時成功 , 開後見效。