應用寫作概說

第一節 應用文的性質

一、什麼是應用文

什麼是應用文？對此，不少應用寫作教材作了不同的解釋。我們的理解是：應用文是機關單位、團體或個人在工作、學習和日常生活中用於處理事務、溝通關係的具有一定慣用格式的書面材料的總稱。

關於應用文的這一定義，包含了以下幾個命題：

1．應用文的作者包括機關單位、團體或個人。機關團體、單位一般說來不可能作為文藝作品的作者，但卻常常是應用文的作者。這一命題反映了應用文作者的廣泛性。

2．應用文是人們在工作、學習和日常生活中形成和使用的。這說明了應用文使用上的廣泛性，也將應用文與文學作品、學術論著和一般性的記敘文（如冰心的《笑》）、說明文（如林斌、陶定光的《笑》）、議論文（如蘇洵的《六國論》）等區別開來。

3、應用文是用以處理事務、溝通關係的。這是應用文實用性這一重要特點的反映。「處理事務、溝通關係」這一點說明了寫作應用文的目的意圖及應用文內容方面的性質特點，也反映了應用文的基本作用。

所謂事務，指的是與人們的日常工作、學習、生活等需要緊密相關的，具有很強的現實需求的各種具體事情（它包含了現實的時空因素，不同於想像等活動可不受時空限制）。

有的應用文教材在「處理事務、溝通關係」之外還提到「傳播信息」。其實，應用寫作作為一種語言交際活動，從資訊理論的角度看，實際上就是一種信息傳輸活動。似無必要在「處理事務、溝通關係」之外特別提出「傳播信息」。同時，只提「處理事務、溝通關係」也有利於將應用文中的信息傳輸與一般的信息傳輸區別開來，以免把應用文的範圍搞得太大。

4、應用文往往具有一定的慣用格式。這是應用文程式性的主要表現。

5、應用文是語言交際的書面材料。這裡實際上是要說明，應用文並不都具有文章的面貌。不說「文章」而說「書面材料」，是因為應用文中有不成文（即不同於一般的文章形式）者，如簡單的電文、會議記錄等（「會議記錄，用流水賬方法實錄會議的進程和情況。它真實、全面、自然，但不成文，是有關會議情況的最原始材料」）⁽¹⁾

我們將要看到，應用文的幾個重要特點（下面將具體談到）都是從應用文的這一定義中引出來的。

二、關於「應用文」這一概念是否科學的討論

「應用文」這一概念或提法是否科學，對此，人們的認識並不一致。

有人持否定態度,認為「就廣義說，所有文章都是應用的，都是實用的」，「沒有單獨分出『應用文』或『實用文』一類的理由。」（1950年出版的初中語文教材的「編輯大意」）葉聖陶先生也「反對『應用文』這個提法，因為既然是文體，沒有不可應用的。」 ⁽²⁾ 而對應用文這一概念持肯定態度的人則認為，就狹義而言，並非所有的文章都是應用的、實用的。如那些抒情寫志的散文（如陶淵明《桃花源記》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物記》），那些評論歷史人物或事件的史論（如歐陽修《桐葉封地辯》、《伶官傳序》，王安石《讀孟嘗君傳》）。

這兩種意見的分歧，主要是集中在對「應用」、「實用」的不同理解上。前者是從廣義上理解的。後者則是從狹義上理解的。其實，對所謂「應用」、「實用」應結合主旨（用來做什麼）、情境、場合（什麼時間、什麼地點，什麼情況等）來看。花瓶與飯盆就各有用場，各有應用、實用之處。我們所講的「應用」、「實用」，指的是在現實生活中處理事務、溝通關係等方面的應用、實用。這方面的應用、實用顯然不是所有的文章都具有的。因此，提出應用文這個概念並不是沒有道理的。

另外，還有人從表達方式的運用上著眼，對應用文這一提法提出異議。他們認為，所謂應用文，所用的表達方式仍是敘述、描寫、說明、議論等幾種。如寫家信，用記敘方式來講述自己的近況；用說明的方式來講述事物的形狀特徵；用議論的方式來發表個人的意見；用抒情的方式來表達自己的情感。林覺民的《與妻書》就是放在記敘文里講的。記敘文、說明文、議論文等文體已經包括了應用文在內，無需再提出應用文這一概念。此外，記敘文、說明文、議論文等文體是從表達方式的不同去分類的，而應用文則不然。現在將應用文與記敘文、說明文、議論文並舉，是違背了分類的基本要求即每一次分類必須用同一標準。

我們認為，說「將應用文與記敘文、說明文、議論文並舉，是違背了分類的基本要求即每一次分類必須用同一標準」這是對的，而說「記敘文、說明文、議論文等文體已經包括了應用文在內」則是值得商榷的。儘管應用文所用的表達方式主要也就是敘述、描寫、抒情、說明、議論等幾種，許多應用文，從表達方式上看，是可以分別歸屬於記敘文、說明文、議論文等文體中，但也確有不少應用文是無法劃歸記敘文、說明文、議論文等文體的。例如一些簡單的便條、啟事、三言兩語的商品廣告等。此外，許多應用文，如合同、電報、公文，都有其特定的慣用的格式。這同一般的記敘文、說明文或議論文是不同的。我們所講的應用文，無論在內容還是在形式上，在寫作還是在接受上都有同一般記敘文、說明文、議論文等文體不同的要求。此外，一般的記敘文、說明文或議論文寫得好的人，不一定就能寫出好的應用文。《文心雕龍·書記》曾指出「才冠鴻筆，多疏尺牘」的現象。三國時有一諺語：「汝無自譽，觀汝作家書」。可見，在記敘文、說明文、議論文等文體之外強調學習應用文，是現實的需要，決不是多此一舉。當然，我們要注意到應用文與記敘文、說明文、議論文之間並非並列關係。

有人認為，應用文這一名稱在科學性方面不夠周嚴，因而提出「實用文」或「程式文」來取代「應用文」。但「實用」與「應用」並無多大差別。如1955年中國青年出版社出版的《怎樣寫應用文·序》就說過：「一切文章，就廣義說，都是實用的。」可見，對「實用」兩字也存在著廣義與狹義兩種不同理解（如果從廣義來說，一切文章都是實用的，那麼文學作品也是實用的。而狹義的實用性主要是與文學作品等的非實用性相對而言的。）而用「程式文」來取代「應用文」，許多程式上要求並不嚴格的應用文就會被排除出去，例如調查報告。我們認為，「應用文」這一名稱既然沿用已久，形成習慣的提法，還是有其存在的必要，有使用的價值。

此外，有人雖也提出應用文這個概念，但把文學作品以外的書面材料均歸入應用文中。例如，呂叔湘認為「文藝作品以外的文字都是應用文」。 陳獨秀也曾認為：「文之大別有二，一曰應用之文，一曰文學之文」（1917年5月1日《新青年》第三卷第三號，附於劉半農《我之文學改良觀》之後）。這種說法與「所有文章都是應用的，都是實用的」可說是大同小異。他們所說的應用文與我們所說的應用文顯然也不是同一概念。

三、應用文與記敘文、說明文、議論文的關係

記敘文、說明文、議論文是普通寫作學上根據寫作主旨（從文體的角度而不是從單篇文章的角度來說的）、表達方式的運用（指主要運用什麼表達方式）對一般文章劃分出來的文體名稱，而所謂應用文則是根據其具有「處理事務、溝通關係」方面的實用性和一定的慣用格式等方面的特點而提出來的。可見，記敘文、說明文、議論文這三大文體與應用文並不是從同一角度、根據同一標準去劃分出來的，因此，它們之間不存在並列關係。從劃分的要求上說（每一次劃分只能依據同一個標準），可將所有文章分為應用文與非應用文兩類，而記敘文、說明文、議論文都與應用文或非應用文具有交叉關係。如下面的圖表所示:

第二節 應用文的基本特點

應用文的特點可概括為下面幾點：

一、使用上的廣泛性 這反映在以下幾方面：

1.使用者（作者和讀者）廣泛：包括一切組織與個人。任何組織與個人都要用到應用文。

2.時間方面：就整個社會而言是「自有文字以來」就有應用文；就個體而言則是「終其一生」都與應用文相關（出生時有出生證，死亡時有死亡證）。

3.空間方面：從地理空間上說，中外、四方，凡有人群的地方，只要有文字的使用就會有應用文；從社會空間上說，社會生活的方方面面（工作、學習、生活、娛樂等方面）都會用到應用文。

4.使用頻率高：無論是從整個社會看，還是從個體看，應用文的使用頻率都是最高的。

二、內容上的實用性

「實用」常與「美觀」相對而言。人們說到雖美觀但不實用的東西時就往往說是「中看不中用」。「實用」體現出一定的功利性、適用性。

應用文的實用性指的是為處理事務、溝通關係的實際需要而寫作，講求現實效用。應用文的實用性集中表現在與具體的工作、事務（包括溝通關係等）相聯繫的事務性上面。應用文寫作總是直接地與工作、學習、生活中的某些具體問題、具體事項相聯繫，旨在解決現實存在的某些問題，滿足客觀實際需要，因而最講究現實的效益。也就是說應用文的寫作旨在應用、有用，能解決問題，滿足客觀實際需要。其生命在於應用、實用而不在於欣賞，不在於給人以美的享受，不在於個人情感的宣洩。

應用文，一是講有用，或者說首先講有用，二是這個「有用」指的是滿足事務性方面需要的有用而不是作用於美感，作用於主體情感的有用。因此它不同於那些一般的抒情寫志、描摹景物的詩文。

應用文的實用性還反映在下面三點：

1．時效性強。主要體現在成文、收發與辦理方面。如會議通知，不及時發出就影響會議的召開；不及時辦理也會影響應用文的現實效用。應用文由於時效性強，因此，對應用文的收發、處理也往往有嚴格的要求，這在法定公文中表現尤其突出。例如：

《廣東省人民政府辦公廳行文規則》中規定：「二、公文收發時間：1.通過交換髮出的文件、信函，每天上午九時前送到通信班的,當天上午發出,九時後送到的,第二天上午發出。2.通過郵寄和機要郵局發出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，當天下午發出；下午上班後送到的，第二天下午發出。3. 急件、電報當天送出；要求限時送到的，必須在限定時間二小時前送到通信班。」 ⁽³⁾

《廣東省人民政府辦公廳辦理公文的時限要求》：「一、機要室收到的各類公文（含需要辦理的電報，下同），應在半個工作日內分送到各業務處室。二、業務處室處理公文的時限要求：（一）請示性文件和代擬稿 1.可以直接送領導審批的請示性文件，應在一個工作日內呈批，可以修改後送領導審批的發文代擬稿，一般應在三個工作日內改好呈批。……（二）會議紀要 工作會議和省府常務會議後，經辦人應在兩個工作日內擬好紀要文稿呈批。」（摘自粵府辦[1993]62號文。）⁽⁴⁾

應用文具有現時接受性。從寫作方面說，應用文寫作要保證讀者能快捷、準確地理解文中的內容。其它文體尤其是文藝作品則往往允許讀者接受的滯後（作者的認識超前，讀者的接受滯後於作者的認識）。如荒誕派戲劇《禿頭歌女》⁽⁵⁾。這是沒有完整的劇情，沒有明顯的衝突，也沒有具有個性的人物的一齣戲。這齣戲剛上演時劇場里走得只剩下三個觀眾，而若干年後卻風靡歐洲。

2．非自主性強。寫不寫、寫什麼、如何寫甚至看不看、執行與否等均由所寫內容涉及的具體事情的客觀實際需要決定，往往由不得作者或讀者的主觀意志。如邀請書不能不寫明出席的時間、地點；不按邀請書規定的時間、地點赴約，不按繳費通知書規定的時間、數額繳費，就會誤事或為此會出代價。又如，要召開會議，就得寫會議通知。

3．指向性明確。指交際對象、交際領域較明確。

「一般的書刊誰都可以看，並無定向表述，而公文除公報、公告等之外，大都有致發對象。對象不同，內容、語氣也不同。」 ⁽⁶⁾

有些應用文體其收文對象是有關方面明文規定的。例如行政機關製作的議案只能發往同級人民代表大會及其常務委員會。

三、形式上的程式性

主要指具有一定的慣用格式。就一般的文章寫作而言，格式大致包括以下三方面內容：

1、行文款式（文面格式、書寫格式），簡稱行款。指文字、標點符號等的書寫或排印方面的規定（如橫書橫排、從左至右、轉段空兩格，舊式書信、公文中的抬頭制度等；標點符號中的 」、 ） 、 》等標號不能頂格書寫等），標題、署名等位置的規定等。

2、內容表達的書面形式。如分條列項式、篇段合一式、表格式等。條列式中有的分章又分條（如《國家行政機關公文處理辦法》），有的分條不分章（如《中華人民共和國中外合資經營企業法》）。

3、正文的組織結構方式（文章內部的組織結構方式）。包括行文順序、段落層次的安排、開頭結尾的安排等等。

非應用文的一般文章及文學作品，對於文章內部的組織結構不求固定的格式，文學作品更是要求「文無定法」。應用文則不然，在行文順序、開頭結尾的安排等方面都要求有較固定的安排。

對於應用文來說，除了上述三個方面以外，還有一個重要的方面，即「結構要素」（或稱「結構項」）方面。所謂「結構要素」指的是一種應用文體的基本構件，即一種應用文結構方面的各個部分和項目（或者說是組合單元、部件）。例如，經濟業務工作中使用的原始憑證，就有憑證名稱、編製日期、憑證編號、接受單位名稱、經濟業務內容、實物數量和金額、編製單位和有關人員簽章等「憑證要素」。

程式有不少是約定俗成的，有的則是由有關部門制定出來並強制遵守執行的，旨在便俗致用。如信封的寫法，在英語地區就有不同於我們的習慣。他們在信封的左上角寫寄信人的姓名、地址，右下角寫收信人的姓名、地址。據1984年2月6日《羊城晚報》載，中山大學一學生寫信到國外，就因為不懂寄往國外的信封的寫法，結果信被退了回來。

程式的積極作用主要表現在有利於迅捷、準確地傳遞、接收、處理信息等方面。如法定公文有較嚴格的體式，就是為了便於公文的運轉處理（如登記、分送、存檔等）而制定的。應用文作為傳輸信息的載體，要考慮體式的規範。如果發訊者不注意這一點，往往會影響接收者對信息的及時接收、處理、貯存和反饋，甚至失去控制，貽誤大事。

葉聖陶先生還說過：「程式不是客套。程式之中實在包含著情分和禮貌，不注意程式，在情分上禮貌上若有欠缺，就將使對方不快。」（《中學國文學習法》）

還應指出的是，一種應用文體的程式並不是一成不變的。內容決定形式，社會生活的變化必然引起文章內容的變化，也必然引起文章形式上的變化。但在一定時期, 任何一種應用文體的程式還是有其相對的穩定性的。

四、主體上的確定性

主體此指交際主體，包括作者與讀者兩方面。應用文作者的身份、角色明確，讀者對象也較明確，並形成一定的關係。公文的上行、下行、平行均體現了作者與讀者間特定的關係；非普發性公文對象明確，普發性公文也有一定的對象與範圍，廣告亦有一定的指向（廣告原則之一就是對象原則）。

辨別一篇文章是否應用文，應著重將實用性與程式性這兩方面結合起來考慮，不可偏廢。如書信體小說，雖有書信的形式特點，其內容卻無實用性特點，就不能算是應用文。

第三節 應用文的分類

一、種種不同的分類

由於所用分類標準不同或出於其他方面的考慮，不少應用寫作教材對應用文所作的分類有所不同，甚至有很大差異。例如：

（一）陳子典、李碩豪主編的《應用寫作教程》（修訂本）（暨南大學出版社1993年8月第二版）將應用文分為五大類：

1．通用公文（國務院辦公廳規定的十類十五種行政公文，公報、條例、規定、辦法、章程）

2．事務文書（計劃、總結、調查報告、工作研究、講話稿、彙報提綱、會議記錄、大事記、提案、簡報）

3、專用文書（財經調查、經濟活動分析報告、經濟預測報告、經濟合同、商品說明書、廣告詞、科技文摘、學術論文、民用訴狀）

4、涉外文書（涉外會議紀要、涉外意向書、涉外合同、合營企業章程、涉外公證書、外貿商業信函等等）

5、生活文書（介紹信和證明信、感謝信與慰問信、建議書與倡議書、聘書與請柬、啟事與海報、介紹材料、賀詞、申請書、訃告與悼詞）

（二）諸孝正、陳妙雲編著的《應用寫作》（廣東省自學考試委員會組編本，廣東高等教育出版社1998年4月第一版）將應用文分為四大類：

1、行政公文（國務院辦公廳規定的十二類十三種）

2、事務文書（計劃、總結、調查報告、綜述、簡報、會議記錄、章程、啟事、海報、條據）

3、信函文書（介紹信、證明信、邀請信、感謝信、慰問信、求職信、申請書、倡議書、建議書、涉外書信等）

4、 經濟文書（經濟合同、經濟預測報告、經濟活動分析報告、經濟司法文書﹤起訴狀、答辯狀﹥、商品說明書）

由於應用文範圍甚廣，種類豐富複雜，因而在某些應用文體的歸屬上，人們的認識也並不一致。

二、我們對應用文的分類

根據分類的基本原則（1、要包舉，即一個事物內部所包含的各小類的總和，應等於該事物的全體；2、對等，即事物的各小類之間，要互相排斥，既不能重迭也不能越級；3、正確，指要用統一的標準）和應用文的實際，我們認為把應用文分為以下四大類較為合適：

1. 法定公文

屬狹義的公文，包括黨政軍各自規定的公文。法定公文是有法定的作者、特定的體式、一定的辦理程序、嚴格的閱讀範圍的用於處理公務的文書。包括黨、政、軍等方面的法定公文。屬狹義的公文。一般應用文教材中講的主要是國家行政機關公文。

2. 通用的機關事務文書

屬廣義的公文，各種機關單位都要用到或經常使用的。包括計劃、總結、調查報告、會議記錄、規章制度等。

3.專用的部門業務應用文

它有一定的專業性。如司法文書中的訴狀、辯護書等（判決書有法定作者，是法院專用的，應屬法定公文中的司法公文），外事部門的照會、備忘錄等外交文書；文教部門的教學大綱、教案等，科技領域的科技報告等。

4. 日常生活應用文

是輕便型的。主要供個人處理學習、工作和生活中的日常事務。包括書信、條據、一般告啟（如啟事、聲明）等，品類最雜。

這裡所作的分類，有人稱之為「名目上的分類」，此外還有所謂「等級上的分類」，例如把公文分為上行文、下行文和平行文三種。

第四節 應用寫作的基本要求

應用寫作屬指向性明確、非自主性強的書面交際。應用寫作的基本要求從實際運用方面來說，可以概括為六條：

一、對象要適宜 指正確地確定收文對象，做到指向正確、合適。

搞錯收文對象，應用文的現實效用將會受到很大的影響。例如，用公函向有關部門請求批准，哪一個是有關的主管部門，這要弄清楚。不然，很可能問題得不到及時的解決。

搞錯收文對象，有時還會損害所用應用文的合法性。這在行政公文和司法文書中表現得最為突出。例如，各級人民政府的「議案」的主送機關只能是同級人大及其常委會，不能向上一級人大及其常務委員會。又如，法律文書如起訴狀在書寫法院名稱時應嚴格遵守訴訟法中關於級別管轄、地域管轄、移送管轄和指定管轄的有關規定，正確選擇受理法院。

就公文寫作而言，「對象要適宜」指的是主送、抄送機關的確定要正確、適宜。

《國家行政機關公文處理辦法》（國務院辦公廳1987年2月18日發布，1993年11月21日修訂，下同）第18條規定，「『請示』一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人」。

《中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳關於向省委、省政府報送文件有關事項的通知》（粵委辦[1995]85號）也明文規定：「文件的主送機關要定得準確。各市黨委和人民政府、省直各單位應根據隸屬關係、職權範圍和文件的內容行文。屬於黨委職權範圍內的工作，以黨委（黨組）名義報省委；屬政府職權範圍內的工作，以政府或部門的名義報省政府。報省委的文件如果同時需要省政府知道的，主送單位應當寫『省委、省政府』；報省政府的文件如果同時需要省委知道的，主送單位應當寫『省政府並報省委』」；「不要越級上報請示件」。

在公文寫作中，明確收文對象不僅是行文規則的要求，也是保證公文的現實效用的需要。政府機關實行分工負責制，各司其職。這就要求做到誰主管請示誰。

明確受文對象，並不僅僅是語文寫作方面的問題。

二、文體要恰當 指根據行文的目的、範圍、內容等正確使用文體。

應用文的文體與一般文章的文體涵義略有區別。應用文的文體往往表現為文體的名稱。因此，應用文寫作中文體要恰當，也往往是指使用的文體名稱要恰當。

一般文章可淡化文體觀念，而應用文則不然。各種應用文體都有一定的使用範圍，適用的場合，具有一定的功能。

「文體要恰當」這在法定公文中尤為重要。因為「不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關之間的關係和發文機關的許可權範圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對於做好文書處理工作，具有重要意義。」（1957年11月國務院秘書廳《關於對公文名稱和體式問題的幾點意見（稿）》）

《中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳關於向省委、省政府報送文件有關事項的通知》中曾明確要求：「正確使用文種。要求省委、省政府批複的事項，應當用請示上報，並一文一事。」「在一般情況下，各級黨委的職能部門不能對下級黨委發布指示性文件。」

文體要恰當，就文體名稱的使用上來說，須注意以下幾點：

1． 忌張冠李戴。這就要求在選用文體名稱時，應當在以下「四看」方面下功夫：

（1） 看對象，看行文關係。例如，在行政公文中，同是請求批准，給上級機關的應用「請示」，而給「有關主管部門」的則應當用「函」。

（2）看內容性質、主旨要求。例如，在行政公文中，同是給上級機關發文，如果只是彙報工作、反映情況或提出建議，就應當用「報告」，如果是請求指示或批准，則應當用「請示」。

（3）看作者的地位、許可權。仍以行政公文為例，象「命令」、「公告」就不是一般的機關單位有資格使用的。

（4）看交際領域、使用場合等。例如，「海報」一般用於傳播有關文藝體育、集會等的信息，推銷豬苗就不宜用海報。

2．不生造文種（包括不用已廢棄的文種）如「啟示」、「速報」、「請示報告」。

3．留意文種方面的變化。

國家行政機關公文文種自1981年以來已有3次較大的變化：

9類15種（1981年2月27日起）→10類15種（1987年2月28日起）→12類13種（1994年1月1日起）

文種方面的變化與現實生活緊密聯繫，也從一個側面反映了應用文的實用性。文種方面的變化主要有以下幾種情況：

a．增減 b．改換（名稱的變換） c．功能上的變化。如公函，1987年以後增設了一項功能：「向有關主管部門請求批准」。

三、主旨要明確（這主要是與文藝作品相比較）

主旨：行文的目的、意圖、基本觀點、意見、要求等。文藝作品允許而且往往追求主題的含蓄性、多義性、模糊性。恩格斯《致瑪·哈克耐斯》：「作者的見解愈隱蔽，對藝術作品就愈好」。文藝作品允許「作者未必然，而讀者未必不然」。而應用文則強調主旨明確，不求含蓄，切忌模糊。「詩多義」、「詩無達詁」在應用文寫作中是沒有市場的。

寫應用文，不但自己要明確主旨，而且要讓讀者也能迅捷而準確地了解作者發文的主旨。否則就會損害應用文的實用性。如某校團委給黨委寫的一份《關於組織登山比賽活動的請示》，旨在申請活動經費，由於文中雖然詳細地說明了組織該項活動的目的意圖、比賽的時間、地點、經費開支的安排等，卻沒有提及經費困難，沒有明確提出請求撥款的要求，加上標題又沒有反映出申請經費的意思，結果使學校黨委發生別解，以為發文者只是申請

批准組織該項活動。像這樣的應用文其主旨就是不明確的。

行文要實現主旨明確，首先要求作者對發文的目的、意圖等有清醒的認識；其次要求作者對行文的中心、內容的基本方面、問題的主次輕重等做到心中有數；（以上都是在下筆前要做到的），再次，要求作者在行文時還要做到「立主腦，去枝蔓」，在確定主旨、中心後，應緊緊圍繞中心、主旨來選擇有關的材料，組織有關的內容。如上面提及的某團委的《請示》就宜圍繞「申請經費」這一點來選擇、組織材料，要說明自己缺少該經費的情況，要明確提出「請予撥款」的要求。此外，標題也最好改為《關於申請撥款組織登山比賽活動的請示》。

四、內容要務實、完整

1．務實

務實，指做紮實具體的工作，在這裡指不尚空言藻飾，講求實效；反映情況，提出要求、措施等要切合實際，具體不籠統，具有可操作性，能解決實際問題；材料要真實、準確，不能想當然、虛構、誇大或縮小。

例如：申請經費、補助不能獅子大開口；訂計劃定任務、目標不能脫離實際，亂放「衛星」。「在×月×日前交貨」與「在×月×日交貨」是不同的，要根據合同的實際情況來進行約定，否則就會影響該合同的實用性。

2．完整。這包括兩方面：

（1）不要遺漏了必要的內容，即「不少」。

如有一份會議通知，其正文：「現定於星期一在縣裡召開經濟研討會，時間一天半，請依時出席」。具體的時間、地點沒有交代，與會者如何「依時出席」? 又如一則尋物啟事，不寫自己或聯繫人的姓名、地址等，叫拾獲者如何將拾獲物交回你的手中? 這都是遺漏了必要的內容。

應用文中這種不可缺少的內容，我們把它稱為「內容要素」。它是應用文處理事務、溝通關係上必不可少的內容。一篇應用文所以缺少實用價值，一個很重要的原因就是內容要素不齊全。內容要素有所欠缺，有時還會造成主旨不明，從而影響應用文的實用性。如上述某學校團委的那份請示，其所以讓學校黨委對發文者的發文意圖產生誤解，就是由於文中缺少了有關經費困難、請求撥款等方面的內容。

應用文的內容要素可以分為一般內容要素與特殊內容要素兩類。

一般內容要素是從文體的角度來看的，是一種應用文體的所有篇章都必須具備的。它往往成為一種應用文體與另一種應用文體相區別的重要依據（它是應用文正文部分相對比較固定、穩定的構成成分，屬於正文中的結構項，我們可以把它放到應用文慣用格式中去把握）。而所謂特殊內容要素則是從應用文的具體篇章的角度來說的。由於所處理的具體事務的不同，寫作的目的不同，交際對象的不同等原因，即使是同一應用文體，其具體篇章的內容要素也會有所不同。

例如，《中華人民共和國經濟合同法》（1981年12月13日第五屆全國人民代表大會第四次會議通過）第十二條規定，經濟合同應具備以下主要條款：（１）標的，（2）數量和質量，（3）價款或酬金，（4）履行的期限、地點和方式，（5）違約責任，（6）根據法律規定或根據經濟合同性質必須具備的條款，（7）當事人一方要求必須規定的條款。其中，「標的」、「數量與質量」、「價款或酬金」、「履行的期限、地點與方式」、「違約責任」便是經濟合同的一般內容要素；而「依法律規定或按合同性質必須具備的條款」和「當事人一方要求必須規定的條款」便可以說是經濟合同的特殊內容要素。

有些應用文，如社交書信，因其涉及的具體事務與關係千差萬別，很難從文體的角度去把握其內容要素，因而基本上只有特殊的內容要素。

相對說來，應用文的特殊內容要素比起一般內容要素來更難把握。因其並不固定，千差萬別，完全決定於所要處理的具體事務及所要溝通的具體關係的特定需要。

（2）不要有多餘的內容。這是「完整」的另一方面。所謂「過猶不及」，畫蛇添足是內容不完整的另一種表現。

一篇應用文，出現不必要的內容，不僅有礙行文的簡約，也往往會損害應用文的實用價值。倘若出現不該有的內容，其後果就更為嚴重。如招領啟事，倘若把普通拾獲物的特徵、數量等交代得一清二楚，在無需憑證件領取的情況下就很有可能造成被人冒領。

有時，畫蛇添足除損害應用文的實用價值外，也會造成文體使用不當。

《國家行政機關公文處理辦法》中規定：「『請示』應當一文一事」，「『報告』中不得夾帶請示事項」。《中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳關於向省委、省政府報送文件有關事項的通知》（粵委辦[1995]85號）也明確指出：「不要在工作報告中夾帶請示事項，以免誤事。省委、省政府對工作報告原則上不予批複。但重要的報告可予以批轉。」這實際上也是對「不多」的要求。

因此，對應用文的內容，應做到不溢不缺、不多不少。也就是說，要從實際（包括事情本身的要求，讀者對有關事項的了解程度，收發雙方對於有關事項有無事先約定等等）出發，既要考慮該篇應用文有何非寫不可、必不可少的內容，也要顧及有哪些不必寫、不該寫的內容。

五、擬制要合式 指擬稿製作要合乎應用文一定的慣用格式。

應用文具有形式上的程式性，這主要就是表現為具有一定的慣用格式。這一點，法定的行政公文、規章文書、司法文書、電報等表現得尤為突出。拿公文來說，標題、發文字型大小、主送及抄送機關名稱、正文、附件標註、發文時間、主題詞等的寫法及書面位置等都有特定的要求，甚至對文字的書寫排印、用紙的規格及裝訂方式等都有嚴格的規定。有些應用文雖無明確規定其書面形式、書寫體例，但一般都有其較常用的結構形式，例如調查報告。

應用文慣用格式主要表現在以下幾大方面：

1．載體方面：包括其所用材料的質地（絹、紙等）、顏色、尺寸大小、裝飾等，如：

太平天國時，「公文書寫材料，詔旨用黃紙或黃綢。長三尺，橫幅，硃格。王諭，用黃紙，分別飾龍、鳳、獅、虎，下托雲水。侯諭和布告，用紅紙或紅布，無定式刊飾」。⁽⁷⁾

《國家行政機關公文處理辦法》第十一條規定，我國現行行政公文用紙「一般為16開型，長260毫米，寬184毫米」，「張貼的公文用紙大小根據實際需要確定」。

2．語文方面：

（1）文面（版面）安排方面：這主要不屬於寫作，更多地表現為裝飾。包括：

① 文面上版塊的劃分，空白的留置等。

如文件式公文，文面上明顯分為文頭、內文、文尾三大部分。文頭部分佔全頁的2/5。 空白的留置方面：如廣東省省府、省府辦公廳的公文印刷件，天白45毫米（文件式）或35毫米（函件式），地白30毫米，左右側各20毫米。

② 文字等書寫符號系統的書寫排印格式，包括字體、字型大小、字色的選擇，字序、行序的安排，「抬頭制度」等的規定。這是行款格式的主要內容。

例如，《廣東省人民政府辦公廳行文規則》就對廣東省府、省府辦公廳文件、函件在字體、字型大小等方面的格式作了明文規定。請看下錶：

（根據《廣東省人民政府辦公廳行文規則》整理，詳見廣東省人民政府辦公廳1999年編《秘書工作手冊》）

字序方面：國務院辦公廳1993.11.21頒布的《國家行政機關公文處理辦法》規定：「公文的文字從左至右橫寫橫排，少數民族文字按其習慣書寫、排版。」台灣台北市1996年2月也明確規定公文中的中文書寫格式為由左至右橫寫。⁽⁸⁾

（2）結構項（結構要素）安排方面

主要包括以下內容：

① 有何結構項

一種應用文體在一定時期內設置了哪些結構項，這是首先要搞清楚的。每一種應用文體都是一個結構系統，它由若干結構項

按照一定的方式構成。不同類型的應用文體固然有其不同的結構項（如普通書信就沒有行政公文那樣的標題、發文字型大小等項），就是同屬一類的不同應用文體，它們所設置的結構項也往往有所不同。例如，同屬書信類的應用文，普通書信無標題這一項，而專用書信則有用於標明文種（也叫文體名稱。指各種應用文體所用的名稱，如專用書信中的「介紹信」、「證明信」，行政公文中的「通知」、「請示」）的標題。甚至同一種應用文體當其在不同的場合、情況下使用而具有不同的性質、特點、要求時，也往往會有不同的結構項。例如，同一種公文，當其內容需要保密時則有「秘密等級」一項，而當其內容無需保密時便無「秘密等級」一項。

對一種應用文體在各種情況下都要具備的結構項（或者說是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的），我們不妨稱之為結構常項或一般結構要素。例如行政公文中的標題、發文字型大小、主送機關、正文、印章、發文時間等；而對一種應用文體只是在特定的場合、情況下才有的結構項則稱之為結構變項或特殊結構要素。結構變項不是一種應用文體中的所有篇章都必須具備的，它是適應某些特殊需要而設置的，或者說是某種應用文體中某一類型的篇章所要求的。如秘密公文要標明秘密等級，緊急公文要標明緊急程度。這秘密等級、緊急程度便屬行政公文的結構變項。我們在掌握一種應用文體其結構項設置方面的情況時，應當對該文體在一定時期內設置了哪些結構項，哪些屬結構常項，哪些屬結構變項，各種結構變項是在怎樣的情況下出現，如此等等，都要作具體的了解。

結構要素不同於內容要素。內容要素是針對正文部分的內容來說的，而結構要素則是對於全文的結構來說的（當然，在正文部分的一般內容要素與應用文的結構要素確有相通之處，正文部分的一般內容要素如有較直觀的表現的話，也不妨視作正文部分的結構要素）。相對於內容要素來說，結構要素具有一定的直觀性與外部性。一篇應用文的內容要素是否完備，往往一眼看不出來，必須結合處理事務的現實需要，深入到文章內部，通過對正文的內容作認真分析後才能了解。而一篇應用文的結構要素是否完備，則一般可從文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。

應用文的結構要素有如一部機器的零部件，少了一個零部件，往往會影響機器的組裝與正常運轉，一篇應用文，如果其結構要素殘缺不全，也會影響結構的完整，影響到應用文正常的運轉處理，會損害其現實的效用。例如，借條、收條、領條一類條據應在書面上寫明「今借（收、領）到」或「借（收、領）條」等標明該條據的性質、種類的字樣。否則，很可能會造成日後的爭執、糾紛。尤其是借條。

② 各結構項的內部構成情況

一種應用文體是由若干個結構項構成的，而一個結構項又是由一定的成分構成的。一個結構項由哪些成分構成，這也是需要了解清楚的。

不同的結構項（包括名稱相同而實際上屬於不同文體的結構項， 如各種應用文中的正文、標題等項）其構成情況是不同的。從量的方面來說，有的結構項只有一個構成成分，如專用書信的標題，一般就是文體名稱一項（例如介紹信的標題通常就是「介紹信」三字）；而不少結構項則是由幾個構成成分按一定順序組合而成的，如行政公文的發文字型大小一般由發文機關代字、年度、順序號三者構成。再從質的方面來說，不同的結構項有不同的構成成分（如行政公文中的標題與發文字型大小二者的構成成分就很不相同）。就是同一結構項在不同的情況下也往往會有不同的構成成分。例如，同為轉發文件的通知的標題，當通知用於批轉下級機關的公文時，它由發文機關名稱＋「批轉」＋被批轉公文的標題＋「的通知」四項構成；而當通知用於轉發上級機關的「通知」時，則由發文機關名稱＋「轉發」＋被轉發通知的標題三項構成。（在「批轉」或「轉發」前可酌情加上「關於」二字）。

有些結構項其某些構成成分可根據實際情況省略。如公文的標題一般由發文機關名稱、事由與文種三部分構成，但在有版頭（即「××××文件」）時則往往省去發文機關名稱。而有些結構項如法院判決書的案號其各個構成成分則缺一不可。因此，我們在掌握應用文結構項的構成情況時，對每一結構項有何構成分，其中哪些是必不可少的，有哪些在怎樣的情況下可以省略，等等，都應作全面而具體的了解。

③ 結構項的書面位置安排

正如一部機器的各個零部件在整部機器中各有其一定的位置一樣，各種應用文體其結構項（包括其內部構成成分）也有其一定的書面位置。應用文結構項的書面位置安排，有些是由有關的主管部門明文規定的，更多的則是人們在長期的書面交際中約定俗成的。

結構項的書面位置安排是應用文行款格式、文面格式的一個重要內容。它對於信息的及時、準確的傳輸、接收都有著重要意義。結構項錯位往往會妨礙信息流通渠道的暢通，甚至造成貽誤時機。例如收信人與寄信人的姓名、地址等項，在信封上的位置安排，國內與國外有不同習慣。有人去信國外，按國內的習慣去寫信封，結果信給退了回來。可見結構項的書面位置安排問題，也是應用文慣用格式的一個重要方面，值得我們高度重視。中共中央辦公廳一九九六年五月三日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》的第三章「公文格式」第八條一共17項，其中就有15項談及各種結構項的書面位置安排，分別對版頭、份號、密級等15個結構項的書面位置安排作出明確規定。

要特別指出的是，在一種應用文體中，不同的結構項的書面位置固然不同，就是同一結構項，在不同的情況下其書面位置也有可能不同。例如行政公文中的發文字型大小，其書面位置就隨公文有無版頭而有所不同。此外，一個結構項內部不同的構成成分其書面位置也可能大不相同。例如，書信中的祝頌致敬語就往往要分行書寫：「此致」一類詞語放在正文下一行空兩格寫起，而「敬禮」之類詞語則轉行頂格書寫以示鄭重、尊敬。

④ 各結構項的書面表現形式

主要包括以下兩個方面：

A．文字等書寫符號和句式等的使用與書寫、排印等。

前面講應用文文面格式時已談及這一問題。這裡是從結構項的書面表現形式方面來說的。

例如，法院判決書的案號一般寫作「（××××）×法刑（或『民』）×字第××號」，依次標明年份（年份用阿拉伯數碼書寫，外加小括弧）、法院代字、案件性質（分別用「刑」或「民」字代表刑事或民事案件）、審級（分別用「一」、「二」或「終」、「申」字表明屬一審、二審、複審判決）及文書編號（也用阿拉伯數碼書寫）。

又如，不同的應用文體的正文在文字等書面符號的書寫排印方面有其一定的習慣，從而在文面上顯示出其不同的外觀形式。如規章制度一般用條文式，調查報告、總結多用段落式。

B．行文中特定的語言表達模式。

有些應用文體常常在正文起承轉合的關鍵處使用一些專門用語（也叫做事務性詞語，如公文中的「為、為了、遵照、鑒於」等開端用語，「當否，請核批」等徵詢期復用語。事務性詞語的具體運用可放在「語言要得體」中去談）。這些專門用語的使用已成為應用文建構文章的一種手段與模式。它有利於顯示正文的內部結構，也往往可以反映出文體的性質。這在行政公文、法律文書中表現尤為突出。例如，請示中常在請示理由與請示事項之間用「特請示如下」等承啟用語來過渡，又用「當否，請批示」等徵詢期復用語來結尾。又如判決書在「案由」等項與「案件事實」之間常用「現查明」來過渡，又在「理由」與「判決主文」之間用 「判決如下」來承啟。這些專門用語有時還通過提行書寫來加以突出與強調。

有些應用文體習慣於在其正文的某些構成成分之前使用提要性詞語（或居於段首，或提行書寫）用來提示（或者說規定）所要反映的內容項目。這些詞語也就成為正文構成成分的語言標誌。這在法律文書中較為常見。如刑事訴狀正文部分就分別在「原告人基本情況」、「被告人基本情況」、「請求事項」、「所訴事實與理由」這幾個構成成分之前分別寫上「原告人：」、「被告人：」、「請求事項：」、「事實與理由：」等字樣。這類提要性詞語的運用，能使讀者對該文體正文表層的基本構成情況及總體的行文過程一目了然。

有些應用文體甚至還對正文的某些部分規定了特定的語言表達模式，形成一些規範化語句。寫作這一部分時，象填表、填空一樣寫出相應的具體內容就行了。例如，在刑事判決書中，在反映案由、案件來源、審判組織和審理方式等項內容時，就要求寫作：「被告人×××（姓名）××××××（案由）一案由××××人民檢察院公訴來院。本院依法組成合議庭，由××××人民檢察院檢察長（或『員』）×××出庭支持公訴，經本院公開（或『依法不公開』）審理」。

上面我們只是著重從共時性角度談到了應用文結構項的幾個有關問題。應該看到，任何一種應用文體的結構項的諸方面都不是一成不變的，它們在不同的時期往往會發生一定的變化。例如行政公文中的「主題詞」一項就是近幾年來為適應電腦檢索文件的需要而增設的。在結構項的內部構成方面，也同樣不是一成不變的。例如書信中的「稱呼」一項，在舊式書信中多由姓名、稱謂、提稱語（如「雅鑒」之類）三者構成，而現在一般不用提稱語。此外，同一結構項的名稱在不同的時期也可能不同。如行政公文的「發文字型大小」過去叫「編號」，而現在稱「編號」的實際上是過去所謂「順序號」（即同一篇公文的印製順序號）。因此，我們不能把對應用文結構項的了解視為一勞永逸之事，而應以發展的眼光經常注意其變化。當然，任何一種應用文體，其結構項的諸方面在一定時期內還是有其相對的穩定性的。不然也就無所謂「慣用格式」了，對應用文結構項的了解也就失去現實意義了。應該說，我們對應用文結構項的了解，從學習應用文寫作的角度說，主要還是要著眼於其在一定時期內（尤其是當前）具有穩定性的方面。

（3）正文部分的內在結構安排

包括行文的順序、開頭結尾及詳略輕重的安排、常用的結構方式等。不少應用文體在長期的使用過程中往往形成了一定的結構方式。如計劃在反映任務要求（Ａ）與方法步驟（Ｂ）方面的內容時，就常採用以下兩種結構方式：

①（Ａ₁＋Ｂ₁/Ａ₂＋Ｂ₂/Ａ₃＋Ｂ₃/……），它適用於工作任務較多而各項任務間又沒什麼共同措施的計劃；

②（Ａ₁＋Ａ₂＋Ａ₃＋……/Ｂ₁＋Ｂ₂＋Ｂ₃＋……），它適用於各項任務較單純且各項任務間又多有共同措施的計劃。

六、表達要得體

得體，即語言、行動等得當、恰當。俗話說「站有站相，坐有坐相」，說的就是人們日常生活中舉止得體的問題。得體，對於應用文來說顯得十分重要，因其往往直接影響到應用文處理事務、溝通關係的現實效益。得體的要求是多方面的，就應用文寫作而言，主要反映在表達方式的運用和語言運用兩方面。

1．表達方式的運用要得體

這主要是指要根據文體的特點來正確運用表達方式。在一般文章寫作中，不同文體對表達方式的運用各有一定的要求。如記敘文主要運用敘述、描寫，有的還有較多的抒情，但不能過多使用議論。一般文章中的三大文體（記敘文、說明文、議論文）的區分，一個重要的根據便是看其主要運用什麼表達方式。不同應用文體對表達方式的運用同樣有自身的要求。例如，會議通知具有告知性、規定性，就表達方式而言，主要是運用敘述說明，而不用或少用抒情、描寫。

2．語言運用要得體

嚴格說來，表達方式的運用，實際上也屬語言的運用。但這裡所謂語言運用，主要是指語言材料的選擇與組織，具體說來就是遣詞造句、運用修辭等方面。

語言是社會交際的重要工具，語言運用要求符合交際的現實需要。語言運用不當，不得體，會影響交際的效果， 甚至造成嚴重的惡果。因此我們要十分注意語言運用要得體的要求，要結合一定語境來適切地選擇和運用語言材料。

日常的語言交際，一般說來，表達者總是希望自己所表達的情、意能為對方準確、快捷地接受（理解），從而收到預期的效果，達到一定的目的。因此，在語言的運用上就要考慮到讓對方易於接受（理解）的問題。（當然也有特殊的情況，這就是或有難言之隱，不便明說、直說或有意要讓人發生誤解）若非旨在向對方挑釁、挑戰，與對方決裂、絕交等，則還要考慮到讓對方樂於接受的問題。（按：易於接受本可以包括兩個方面，一是從理解的角度說的易於接受，即容易理解；二是從情感的角度說的易於接受，即樂於接受。當易於接受與樂於接受並舉時，易於接受就只是從理解的角度而言。）一般說來，語言運用要得體的要求也就主要體現在讓語言交際中的接受者易於接受和樂於接受這兩個方面。在應用寫作中要收到這種效果，要重視以下幾點：

第一是要看對象說話。這裡的「看對象」包括看對象的身份、地位，年齡、性別，學歷、專業、職業、經歷，個性特徵、習慣，身體狀況，情感、態度，認知水平、原來的態度強度，等等；還要看彼此間的親疏關係，對方的信任程度，與對方的利害關係；自身的吸引力、影響力等。具體說來有以下幾點：

（1）要正確體現出收發雙方之間一定的關係。如親疏關係，上下級關係，師生關係，朋友關係等等。一個人在社會生活中，總是要與他人建立某種關係，從而使自己處於一定的社會地位，具有一定的身份，扮演著一定的角色。同時，每個人隨著各種主客觀條件的變化（如年齡、學歷、職務、政治面貌，工作、生活的環境，交往的對象等等），他所處的社會地位、所具有的身份、所扮演的社會角色也會有所不同。應用寫作作為一種指向性明確的語言表達，寫作時就要注意做到符合自己在特定的交際對象面前的身份、地位，做到正確體現出收發雙方之間一定的關係。《文心雕龍·書記》稱「禰衡代書，親疏得宜」。這「親疏得宜」就是指正確體現了收發雙方間一定的關係。注意這種親疏的關係，在與異性的書信來往中尤需注意。如「親愛的」、「心愛的」、「你的……」等就不可濫用。

公文中的事務性用語要視尊卑關係，上下級關係來使用。例如「上報」、「呈報」用於上行；「印發」、「頒發」用於下行。上行文用「擬辦」而不用「決定辦」。復函的結束語多用「此復」、「特此函復」，其中「此復」只用於下行的函。社交書信中具名專用語也往往要根據這種關係來選用。如「手泐」是長輩對晚輩的用語；「謹稟」、「敬稟」用於晚輩對長輩；「謹啟」、「鞠啟」則是在平輩中使用。這些專用語倘用錯了便不符合作者在社會關係中的特定位置。又如，上行文宜多陳述事實，少講道理；下行文應有明確的指示、要求，平行文要體現出平等相待、尊重對方等等。這都是為了體現與妥善處理好雙方的關係，以利於問題的妥善解決。《文心雕龍》所謂「若夫尊長差序，則肅以節文」（至於尊貴有差別有等級，便根據禮節條文來表示尊敬）不能僅僅視為維護封建等級觀念，從處理事務求得實效方面而言，這還是很有必要的。

（2）要了解對方的個性、習慣、情緒、忌諱等等，採用對方樂於接受、易於接受的言語。這也是「看對象說話」的問題。

同一個意思往往有不同的說法（屬語言中的同義異形現象），其中有的說法人家樂於接受，有的說法則令人反感。這就要求在遣詞造句以表情達意時要十分慎重，盡量做到讓對方樂於接受。在這方面可以說只有一個例外，那就是你是有意要激怒對方。

（3）語言表達要注意適合對方的年齡特點、文化程度、專業水平等，使對方易於理解、易於接受。例如，對文化程度不高的人，應多用通俗平易的詞語句式而不用古奧生僻的詞語（包括用字）和較難接受的句式（如歐化句式）。不要鬧秀才買柴的笑話 ⁽⁹⁾。對不熟悉某一專業的人，不能過多的使用該專業的術語，否則，對牛彈琴，於己於人都無益處。

第二是要注意特定的場合與氛圍，做到和諧協調，避免矛盾衝突。這是看場合說話的問題。

不同的交際對象、交際目的、交際方式、交際的時間、地點、環境等會形成不同的交際場合，如會議討論的場合、正式外交談判的場合、朋友聚會的場合、娛樂的場合等，也會形成不同的氛圍：或肅穆，或輕鬆愉快，或沉悶緊張，或熱烈友好等等。語言的運用就要與特定的場合與氛圍相適應。看場合的問題固然與口頭交際的聯繫特別緊密（因口頭交際有很強的臨場性），但在寫應用文時也要十分注意。如寫請柬，用於商店開張，會議開幕的可以寫「敬請光臨指導」，而用於結婚宴請的則不宜寫「指導」之類字眼。又如，訃告上寫「歡迎光臨」，就失去了訃告應有的嚴肅性，顯得很不合適。

第三，語言色彩要符合特定的行文目的及內容性質的要求。這既是根據交際的主旨來運用語言的問題，也是看場合說話的一種表現。如頒布政令的要莊重嚴肅，通報錯誤的要顯得說理嚴正，義正詞嚴；申請要求的要平和委婉；報喜祝捷的要熱烈歡快，等等。

不同的文體往往有不同的內容性質，因而，不同的文體亦往往有其相應的語言色彩：「政府文告、法律條文、外交文書要求莊重明確，科學論文要求冷靜謹嚴，小品文、隨筆要求親切幽默」。

語言色彩固然是一篇文章情感因素的綜合反映，但個別詞句的運用對形成或破壞一定的語言色彩也起著不可忽視的作用。如一篇《尋物啟事》，其中寫道：「有拾到者，請速交回本人，切切勿誤」。尋物啟事，本是請求他人給予自己幫助、支持，理應寫得委婉懇切，而「速交回本人，切切勿誤」等語則是使用命令、訓誡口吻，給文章塗抹上一種很不協調的色彩。

第四，要符合應用文體的語體要求，體現所用語體的個性。應用文主要使用事務語體。事務語體最根本的特點就是「平實」。所謂「平，即通俗易懂，平易；所謂「實」，就是質樸實在，樸實、不誇飾，不做作。孔子說：「辭達而已矣」（《論語·衛靈公》）、沈約《評〈顏氏家訓〉》說：「文章當從三易：易見事，一也；易識字，二也；易讀誦，三也。」劉勰說：「文質相符，語無旁溢」（《文心雕龍·議對》），都談到了語言平實的問題。

平實是對應用文語言的總的要求。在這個總的要求下，不同的應用文體對語言的運用還有其具體的要求。如公文、法律文書等，其語言除了要求平實以外就還要求簡明、莊重。因此，在寫作應用文時，語言的運用要注意符合不同文體的要求，也就是要體現出所用語體的個性。

【附註】

1．陳子典 李碩豪主編《應用寫作教程》（修訂本） 暨南大學出版社1993年8月第二版 P90

2．方渭泉（《中學語文教學參考》記者）：《章熊同志談八五年高考語文命題》，《中學語文教學參考》1986年第一期 P8

3．廣東省人民政府辦公廳編《秘書工作手冊》 1995年版 P45

4．同3，Ｐ13

5．1912年出生於羅馬尼亞，後移居巴黎的劇作家尤金·尤內斯庫於1950年創作。

6．同1， P17

7.張清明《文書學及實用公文》， 武漢大學出版社 1983年7月第一版 Ｐ25

8.1996年2月17日《南方日報》第三版：《台北統一中文書寫格式》

9.明代趙南星《笑贊·秀才買柴》：「一秀才買柴，曰：『荷薪者過來。』賣柴者因『過來』二字明白，擔到面前。問曰：『其價幾何？』因『價』 字明白，說了價錢。秀才曰：『外實而內虛，煙多而焰少，請損之。』 賣柴者不知說甚，荷擔去了。」（見周啟明校訂《明清笑話四種》，人民文學出版社1983年11月 第二版，P20）

附記：

本文原計劃作為「應用寫作講座」的材料分三期在校刊上連載，後根據校刊編輯部的意見全文一次發表。