改變職場命運的年度計劃書

做好年度計劃書，能幫助你弄清楚下個年度的工作重點，對於未來的職場表現，將有立即的貢獻。時間飛也似的過，一年容易又春天。被工作進度追得焦頭爛額的同時，卻又收到人力資源部門通知，「請繳交2013年度計劃」。與其在最後一秒鐘點開檔案，胡亂貼上或修改去年的文字交差了事，不如靜下心來，讓2013年的年度計劃書，改變你的職場生命。二次大戰期間艾森豪威爾帶領同盟國聯軍，跨越英倫海峽反敗為勝，靠的就是縝密的情報搜集和靈活應變。艾森豪威爾的名言：「Planningiseverything.Plansarenothing!」可以理解為：必須隨時把「計劃」當作動詞，只把「計劃」當成名詞，是完全沒用的。若你只是抱著交差心情完成名詞的計劃書，那麼只是在浪費自己和老闆的時間。但是，若能夠藉著撰寫過程，培養計劃和企劃能力，把「計劃」當做動詞，將可反守為攻。對經理人而言，花時間把信息系統化，做好年度計劃，培養計劃和企劃能力，將是最好的投資之一。年度計劃書4大功能年度計劃書就是設定未來一年工作上的策略和行動計劃，在職場每一個領域的每個人都需要計劃。「21世紀情報社會的基礎是思考方法，企劃就是『思考方法』。」日本首席企劃大師高橋憲行認為，這是一個人人都必須擁有企劃力的時代，上班族憑好的企劃力就可以翻身和加薪。擬定年度計劃書，就是預先系統化的整理信息，對未來一年提出具體目標和達成方法。若你的年度計劃書總一成不變、應付了事，職位和薪水也會一成不變。好的年度計劃書至少具備以下4大功能：功能1：引導事業的成長業績是否成長，當然有許多外在因素影響，譬如景氣、市場、政策和付出的心力等等。但是當你確定成長目標和策略，將可以引導自己的行動去達成具體目標，而不是因應市場變化盲目的回應。功能2：管理你的優先順序當你的策略聚焦，資源分配也會更為精準、有效率。譬如你的時間和短期工作計劃，會投入到有助於達成長期目標相關的準備。其他和達成長期目標無關，甚至可能偏離長期目標的事，則可以暫時被擱置。功能3：形成責任感目標已經白紙黑字寫下，而且獲得團隊以及主管的認可，自然很難逃避。年度目標成為自我管理最好的工具，挑戰訂下的目標，也成為超越自己的成就感。功能4：追蹤表現的指標每一個星期、每一個月、每一季，都可以針對年度計劃書檢討達成進度。就外在變化，檢查目標達成的進度，隨時修正，才不至於偏離長期目標。完美撰寫3大祕訣打破交差的心態，寫出一份出色充滿行動力的年度計劃書，應該掌握以下3大訣竅。訣竅1：目標導向根據公司和團隊的策略、願景，把目標具體化，目標就是年度計劃的主題，因此找到目標是第一件要務。找到目標最重要的原則就是遵循公司的願景和使命，然後把原則性的使命落實在年度計划上。例如，公司的使命，包括擴展業務從亞洲到歐洲。你負責的是客戶服務的業務，如維修或是電話客服。是不是該在歐洲的哪個城市設立維修中心？或是應該開始培養歐洲客服和維修部門主管？還是應該和歐洲當地的公司合作？這些是你清楚的業務，設定具體的目標，納入年度計劃，等於是幫助公司攻頂。訣竅2：從結構入手高橋憲行建議，想要提出好企劃案的人，應該嘗試把各式各樣的訊息系統化，將市場、顧客、商品、公司等各種關聯加以說明，再把架構清楚條列出來。譬如：首要你應該先掌握自己公司的組織系統，是一家中小企業還是跨國企業，公司目標是衝刺業績還是控制成本？自己的部門在公司的地位和功能是什麼？第一個檢視自己年度計劃書的直屬主管，在公司組織的系統當中，又是站在什麼位置？此外，你還要思考，要用什麼說法，讓自己的年度計劃書不只是能夠完成自己的業績目標，同時也能支持直屬上司和整個部門的業績目標。讓自己的年度計劃目標和直屬主管的目標結合，直屬主管才會願意支持你的年度計劃，為你的年度計劃背書。也就是說，隨時都應該要學會掌握組織，並且看清楚從何處切入和施力可以有進展，讓你的年度計劃書脫穎而出。訣竅3：和人生計劃書契合大多數人都認為在事業上隨時靜下心來撰寫計劃書是理所當然的事。但是讓自己的人生目標明確化，和在公事上把業績目標推動方式具體寫下來是一樣的。曾任日本軟體銀行（Softbank）董事長室室長的三木雄信建議，把自己的人生歷程用一張A4紙畫下來，檢討自己過去生涯不順遂的時候，到底發生什麼情況，抱持著什麼樣的工作態度。「當時走運到不行」的好時機時，又是什麼行動模式。掌握這些經驗，該反省就反省，不重複錯誤，機會來臨時，回顧以往的成功模式，也就很容易採取行動。「孫正義先生（日本軟體銀行創辦人）可以獲得如此大的成功，就是因為他很明確的設立每個年齡層的目標，讓大腦自動搜集必要信息，建立需要的人際關係，」三木雄信觀察。他在《A4一枚工作術》中建議，每一個人可以一季為目標，用一張A4紙，寫出自己的人生年度計劃。比方說取得證照、寫一本書等，把這張紙貼在顯著目標，然後把詳細的進度排入行事曆。你工作上的年度計劃書，應該和你長期的人生計劃書一致。如此，工作就不是責任，而是人生理想的一部份，工作起來一定會非常有勁。現在開始擬定每一年的計劃吧！檢查一下，年度計劃書OK了嗎？1.事前準備完成市場研究和分析。研讀主要目標（如推出新產品、新技術和新服務）的相關資料，想清楚策略。先想好所需的外部資源。2.開始撰寫先寫下架構，譬如目錄和大標。準備好相關的補充資料和文件。預估每一主題所需的頁數。先列出主要的議題，和每一個議題的關鍵字。準備財務預測，資金來源相關文件。完成年度計劃書，並檢視是否達成主要目標。關上計算機，休息一下，以旁觀者角度讀一次計劃書。請第三者閱讀計劃書，並提出建議。修正計劃書，檢查有無錯字。寫好一份給主管看的摘要和結論。3.最後檢查版面編排是否易讀？有沒有適時加上大小標，或是在重點部份畫線提示？有沒有加上頁數？圖表是否在正確的位置？最後版本有沒有檢查過錯字？長度會不會太長？預算需求是否清楚的呈現？摘要是不是切中年度計劃的核心？摘要看起來是否有趣？所有重要的議題是否都列出了？計劃書是不是可以引起回應的興趣？
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