有了項目我們怎麼去管理執行

有了項目我們怎麼去管理執行

項目中標後,關鍵看我們怎麼去執行。兵家有雲「知己知彼,方能百戰不殆」,項目執行也是如此,只有先搞清項目的來龍去脈,將業主方的項目需求分析透徹,對項目的類型、內容、耗時、規模以及所需技術、資源等都應有一個清楚的了解,在清楚了解業主方對項目有什麼樣需求的基礎上,再去執行項目、管理項目的時候,才能做到心中有數,在管理項目的過程中才能做到有備無患,就是泰山崩頂而依然做到面不改色。

做到了解項目的基本情況,工程的重點、難點、業主方的希望和需求,「探知敵情」後,就應到了立規矩的時候。在項目管理中項目經理的個人魅力(思想素質、領導能力、溝通能力、協調能力等)對整個項目的管理、執行,起著重要的、不可忽視的作用。但完全憑藉、項目經理個人的領導魅力去管理項目,肯定是不能很好、很成功的管理好項目團隊的,想要項目管理成功,想要將項目團隊管的井井有條,主要還是要依靠規章制度,要建章立制。

只有建立起來完善的規章制度,並在管理中自己帶頭嚴格地執行建立起來的規章制度,我們的項目就必定能獲的全面成功。

因此,項目經理進行項目的成功管理,必須懂得並善於運用制度,這是成熟的項目經理成熟的表現,也是做好項目經理的一大法寶。

在項目管理過程中,項目經理一開始沒有一個明確的、清晰的目標,沒有一個能執行的方向,或者說一開始就選錯了項目的執行方向,那麼付出的努力,流出的汗水越多,離我們要求達到的目標就會越遠。

因此,我們在項目執行前,一定要清晰的知道我們的目標是什麼,我們怎樣做才能達到這個目標。所以,項目在執行前,項目經理的首要任務是組織項目的技術、質量、安全、商務對項目的過程管理進行策劃,確定目標(工期、質量安全、商務目標)。制定方案和措施,制定可執行的計劃。

要能制定出一個能執行的,正確的項目管理計劃,首先要知道,領會業主方的項目意圖,明確企業(也就是我們的上級組織)對項目目標以及項目管理的要求,再來研究、策劃、確定我們項目自己的管理目標和達到這個目標而應採取的措施,這就是我們常說的項目管理計劃。只有我們項目的管理目標同業主的需求、上級的要求保持一致,我們所採取的措施或者叫管理辦法、方案才可能有針對性。我們的實施計劃才有可能得到甲方(監理)的支持,得到上級的懇定和支持,就能避免因盲目行動而造成的資源浪費。

凡是預測立,不預測廢,如果我們的項目經理在進行項目管理時沒有計劃,如果計劃不可執行。那麼,項目遲早都會被「計劃掉」。

什麼是一個好的、針對性強可操作可執行的管理策劃呢?就是我們確定的目標、制定的方案和措施應滿足八個字:「清晰、明確、具體、量化」。

一個好的目標他一定是符合這八個字的。目標不但要清晰、明確,要分階段,還要對目標進行量化,因為:不能量化的目標是不能評估的;不能量化的目標是不能及時得到上級的肯定和支持;不能量化的目標是不能檢查計劃的執行情況。

制定管理策劃時必須要加強各方面的勾通。項目管理策劃從開始編製到最後成稿,成為能執行的管理計劃的過程,實際上也是一個同各方溝通的過程,通過策劃的審核、審批最後形成文件,我們要爭取監理(建設)單位的意見,我們要爭取上級部門的意見,對我們的策劃提出修改要求,實際上也是對我們今後工作的安排提出要求,這就是一個溝通的過程。

溝通工作是十分重要的,與客戶的溝通可以幫助我們明確項目目標,與項目有關部門的溝通和項目成員中之間的溝通能夠增強項目團隊的團結合作,與項目上級領導的溝通,可以幫助我們獲得更多的資源和政策支持。

我們經常講要嚴格管理,嚴格項目管理,什麼叫嚴格管理,就是「確定目標,制定能達到的方案和措施,制定規矩和計劃,開展團隊建設,嚴格檢查驗收」等工作。

我們的項目管理,不管是施工總承包,還是工程總承包,我們首先應抓好「標準」的確定工作,制定標準,並在項目的管理過程中嚴格執行標準,只要我么從思想上,從戰略上重視它,具體操作過程才能順風順水,出色完成項目管理。

◆什麼是項目

建造一座水壩,開發一個新的產品,舉辦一場晚會,設計並運行一個管理軟

件,都可以看是項目。項目是指:在既定資源和費用,期限等要求的約束下,為實現某種目的而相互聯繫的一次性工作任務。有專家指出,人類的活動有50%是通過項目的形式開展的。

◆項目的含義有三層

一是項目是一個過程,而非結果。項目自身是一個動態的過程,而非靜態的產品,也就說項目是一項「有待完成的任務,而不是過程終結後所形成的成果。」比如,我們把一個工程建設的過程稱為一個項目,而不會把這個工程本身稱為項目。二是必須會受到有限資源的約束。任何一個項目的實施都會受到有限資源的束縛,這些有限資源包括環境、技術水平、質量要求、資金預算、人力資源等,也包括項目經理的管理理念,對整個項目進度的掌控。

三是項目的實現依賴於相應的要求。一般來說,項目合同中都有關於項目性能、質量、數量、技術指標、驗收標準等的要求;只有滿足這些要求,才能順利實現項目目標,才能最終將項目交付給客戶。

也就是說,我們項目經理必須對客戶的相應要求和合同的內容要知道、要熟悉、要理解、要認真組織去達到這個目標和企業下達的目標。

◆任何一個項目都有明確的目標,獨特的唯一性,都會受到資源以及成本

的約束。項目的結果具有很大的不確定性,且項目職能實施一次,既不能重複,其結果也不可逆轉。(世界上沒有兩片完全相同的樹葉,也沒有完全相同的項目。)因此,我們只有從項目開始至項目結束,都必須嚴格過程管理,才能使項目過程管理處在受控狀態,才能達到項目終極目標。

◆項目管理成功的關鍵

一個項目的成功必須要符合以下三個條件、三個標準:

一是項目必須在客戶規定的時間內完成;

二是預算必須控制在既定的範圍內;

三是項目完成的質量要符合客戶的要求。

那麼我們怎樣才能成功完成項目的管理呢?有三個關鍵原則需要把握。

1.對項目目標進行深入分析

沒有目標就等於失去了方向,項目經理在組織項目執行團隊以及啟動項目前,必須要對項目目標進行深入、透徹的分析,並在業務需求中找到充分的依據,只有這樣才能明確項目執行的方向。

①對整體工作進行綜合評估,對每個模塊的工作量和難度做到心中有數,對於哪個階段做什麼才會有更為合理的計劃和安排。

②對項目客戶應有一個整體認知。每個客戶都有不同的脾氣秉性、表達需求,對項目要求的方式也不盡相同。有些人習慣一次性交代清楚,而有些人則更喜歡走到哪補步說哪步,應對客戶有一個整體的了解和認識(工作程序、辦事風格、處理問題流程。)才能挖掘到客戶的真實需求,從而更好地實施項目。

③項目跟進調整意識

項目的管理需求不是一成不變的,不同實施階段有不同需求,客戶的需求也可能隨著項目的進程而發生不可預料的變化和轉移。因此,項目的執行過程中,一定要對其及時跟進,並依據具體情況對項目計划進行有針對性的調整。

2.安排工作應明確職責,授予相對的權力

只有被賦予一定的權力,才能承擔相應的責任和義務,不少項目管理人員熱衷於「集權化」管理,為了保證中心領導的地位,進行「集權化管理」本身是無可厚非,但過度集權往往會弱化項目成員的工作潛能和創造力。因此,項目經理要學會適當放權,做到責權對等。

3.對項目成員的工作明確交底,及時考核檢查。

項目經理是整個項目的帶頭人、領頭人,但畢竟精力有限,不可能做到事必躬親,面面俱到,這就要求我們在工作分工時要做到清晰、明確,在管理時要有章可循、有法可依。

我們項目經理要想解決好項目管理過程中遇到的執行能力不到位的問題,提高項目人員的執行能力,堅持檢查考核是最好的方法。必須堅持每月考核,每月總結等監督跟進措施,只要項目經理這樣做了,我們項目的執行能力就會有一個較大的提高。

想要成為一名優秀的項目經理人,就必須要學會「用人」之道,哪怕是金子,放錯了位置也會變成垃圾。每個人的工作特長、脾氣秉性、為人處世方式等,都不同,只有把每個人員的積極性調動起來,才能發揮其本身的優勢。(交底、學習、技能培訓)

◆「我究竟要做什麼」

我們實施項目管理和打獵一樣,目標在哪裡?首先必須明確目標在哪裡,並清楚地認識到自己究竟要什麼。如果我們不清楚這兩點,就開始活動,不僅不能完成項目確定的目標,還會白白浪費自己的力氣。

1.列出工作任務清單

在開展目標工作前,必須要列一份工作任務清單,我們這樣做不僅有利於清理工作頭緒,還能找到最佳的工作統籌辦法。

2.構思整個項目流程

接到項目後,可以按照以往的經驗以及常規的工作流程,設想一下這個項目應該怎樣完成,並列出一個大致框架。一旦思路形成就一定要用筆清楚明確地記錄下來。這樣做,一方面可以有效避免遺忘,另一方面可以方便我們在原有的項目流程上進行細化、修改、以便找到項目的最佳執行辦法。

3.對整個項目進行分解

把整個項目分解成不同的工作任務和工作段,交給不同的成員來共同完成。

◆方向清晰、目標專註

作為項目經理必須要具備專註的職業精神。項目要想順風順水地執行下去,就必須要有清晰、專註的實施戰略。而不能毫無目的地亂沖亂撞。就必須要有清晰的行動方向和專註的工作目標。不論是在哪個項目實施階段、戰略都不能變的模糊,否則一旦戰略出現問題,項目的執行必然會陷入困境之中,甚至最終迷失前進的方向。

△確定目標流程,確定工作標準

流程和標準就是項目管理的標尺,沒有了標尺,對項目的管控就會出現偏差,從而影響項目執行的效率和速度。

作為項目經理,要想準確掌握項目的進度,判定項目的質量優劣,就必須要事先確定項目流程的工作標準。我們可以通過量化和細化來定義工作關鍵性環節的標準,這也就是常說的「SOP」(標準化作業程序)。項目經理應該通過統一的格式和標準操作步驟以及要求等來描述任何一個項目工作任務,規範項目成員的日常工作。

按照作業流程設置監控點,就成為既有效又節省管理成本的最佳監控方案。

再好的工作流程,如果不去按照標準化要求執行,那麼一切都會無濟於事。這就要求項目經理必須要強化管理,要檢查考核。

△項目目標與計劃制定

項目計劃的制定是順利完成項目的重要基礎和前提,因此,我們的項目目標和計劃,才能做到萬事心中有數,做起決策來才能更加如魚得水。

制定目標和計劃的步驟:

1.明確項目管理範圍

項目範圍是項目所需要做的全部工作,只有明確項目範圍,才能確定項目所涉及的類型,需要完成那些工作,需要多少資金、設備、人力投入等。

2.分解任務,估算時間

將整個項目分解成若干的工作任務,並具體安排到每一個項目成員身上,接著依據項目成員的工作時間評估,來大致估算整個項目所需要的時間。

3.調整順序,進行項目平衡

項目計劃於實際情況總會存在或多或少的差異,項目經理在執行項目目標和計劃時,應及時根據實際情況調整工作順序,以保證項目實施過程中的平衡。

4.主計劃和輔計劃

項目計劃分主計劃和輔計劃,主輔結合,才能保證整個項目的順利實施。

5.項目計劃的確認

項目計劃制定出來,並不是項目經理認同就可執行了,萬事大吉了,除了項目經理和項目主要成員確認外,還需要客戶(建設、監理單位)和上級主管部門,主管領導對項目目標和計划進行確認。

△用對的方法想問題,一切變簡單

有一句廣告詞「人的思想有多遠,人就能走多遠」。一件事情的成功,主要是態度的成功。當思路發生改變的時候,原來那些看似很難的問題,就會變的很容易解決。

在項目管理上,也是這樣做,首先要做的就是找對解決方法。一旦方向找錯了,不僅不能解決問題,還會引起更多的麻煩。只有找對了方向,才能夠做到事半功倍,將一切任務變得更加簡單。要做到這一點,就需要在前期的準備和策劃中下足功夫,找到癥結所在,否則只會不斷繞彎路,既浪費了精力,又耽誤了工作。

△加強對項目進度的控制

對項目進度必須進行科學的安排與控制。

1.條形圖表與進度安排表

根據每天的工作信息和資料,繪製出直觀的條形圖,以此來對項目的進度有更直觀的了解。這種方法的好處就是簡單方便,但是如果項目較大,就不利於操作和運用了。

2.關鍵路線法

這是控制項目進度最常用的方法之一。利用關鍵路線法,可以將所有工作有關聯地聯繫在一起。它的好處是,現有利於資源的合理分配,又能夠協調各方面的關係,激勵團隊實現最大的執行力。

3.里程碑系統(關鍵日期表)

將所有的工作項目中,選出具有代表意義的事件,以此來串聯起整個項目工作。這種方法執行起來比較簡單。能夠將整個項目的進度安排清晰地表述出來。

對項目經理來說,一個優秀的里程碑計劃,就像一張地圖能讓我們對整個局勢一目了然,也讓項目成員擁有清晰的行進路線。

項目進度的完成與否,也能體現出項目團隊的戰鬥能力、執行能力。控制好進度,也展現了一名優秀項目經理的整體掌控能力。

△加強細節管理

項目執行中的成敗,很大程度上取決於「細節」。可以這樣說,細節是項目管理、項目執行的關鍵和突破口,項目的成功,就是「細節」的成功。

1.不忽視任何一個細小問題

2.關鍵工序影響項目質量

抓好源頭,抓住少數關鍵的工序。

抓好原材料、過程,找出最容易出問題的地方,不斷進行質量改進,只要把關鍵工序抓到位,就能大幅度提高項目質量和合格率。

3.認真對待每一個步驟

事前準備過程監控,事後檢查驗收。事前交底(培訓),過程檢查、考核,事後總結分析。


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