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你會寫會議通知嗎?

你會寫會議通知嗎?

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一、每天各種會,煩!

職場人士,每天或多或少被各種大大小小的會議騷擾,尤其是初入職場的小白們,人微言輕,除非會議衝突導致有的會議無法參與,其他的會議不得不參與。那困擾來了,每天大量時間都耗在開會上,工作誰去做?加班?拖到第二天?發現第二天也要開會、導致工作也沒時間做?長期以往,唯有加班或離職是出路;但久經沙場的職場人會告訴你,換家公司,會議也照樣多!那,除了加班就沒辦法了么?不,高效開會才是關鍵。

二、開會有技巧,會議通知你會么?

按照會議的流程,分為會前、會中、會後三個部分,但局限於文章篇幅,本文僅圍繞「提升會議前準備的效率」開展討論,聚焦會議通知。

假設會議是必須要開的(本文不討論開會的必要性,如部門聚餐就沒必要開會討論),上級要求你寫會議通知,作為職場小白的你會如何做?回復「好的,收到」給上級,然後默默地思索會議通知的格式如何?公司如有模板,套用一下,沒有的話,搜索格式;然後突然意識到會議的時間、地點、參會者、議題等都不知道,再一一去請示上級,預定會議室,發會議通知給所有參會者。

如果你是這樣做的,恭喜你,成功踏入低效會議的大門!你會發現,參會者不準時、忘了在哪開會、壓根不知道要開會、與其他會議時間衝突無法參加等各種突髮狀況。用腳投票都知道,小白的上級肯定不滿意。

三、好的會議通知其實是有套路的!

用「誰、什麼、為何、何時、何地、如何」這5W1H來進行思考,明確「會議通知」是針對誰的?誰需要參加?會議主持人是誰?會議議題?想達成什麼目的?會議時間與會議室的預定?會議內容需要藉助投影儀、筆記本電腦轉換頭等設備嗎?

會議通知完全按照5W1H羅列好就大功告成?然並卵。舉一個切膚之痛,有次我在確定參會者的時間花費了快2個小時,身心俱乏。明明幾分鐘可以搞定的事,愣是折騰快2個小時,究其根本原因是我沒有把握參會管理者的時間及協調。

很多會議需要請中高層管理者旁聽或做決策,他們不一定是核心執行人,會議時間的協調其實就是協調各位管理者的時間,找到一個他們都空閑的時間,這個就是會議時間,至於其他參會者的時間,大實話,不用太考慮,即使核心執行人時間緊張,他的上級都來了,他哪還有膽兒不來開會!協調各位管理者的時間,也同樣遵守職位高低的排序,先請示職位最高的管理者的時間,如果是平級的管理者的時間協調,要注意說話的藝術,本著不卑不亢、不得罪人的方式溝通及協調。

至於會議室的預定、會議設備等準備參考會議時間的確定,要講究方法技巧。好,離會議通知準備完畢還差最後一步,以郵件的形式發送給各位參會者,會議通知放在郵件正文,收件人按職位高低排序或按姓氏的大寫字母前後順序排序,一定遵守某種排序,不然會得罪不少人;郵件發送成功,請把正文即會議通知列印出來,親手送至每位參會者的手中或座位上(在電腦屏幕上貼個便利貼提醒他看會議通知)。

高效會議的第一步就搞定!下次再分享高效會議的其他技巧。

作者:BUBU兔

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